展示会のお礼メールで成果を最大化するコツ

展示会では当日その場で売れることはありませんから、実は、終了してからが本番です。展示会で名刺交換した見込み客に対してフォロー営業をきちんと行うことができるかどうかが展示会の成果を決定づけるのです。その意味において、フォロー営業の起点となるお礼メールは非常に重要です。今回は、展示会のお礼メールで成果を最大化するコツについて、わかりやすく解説します。

※お礼メールの具体的な例文は、「展示会のお礼メールはこう書く」もご覧ください。

展示会のお礼メールを送付するメリット

そもそもなぜ展示会において、お礼メールが重要だと言われているのでしょうか？

ここでは、展示会後にお礼メールを送付するメリットについてみていきましょう。

自社の印象が強く残る

まず、挙げることができるメリットとしては、自社の印象を強く残すことができることです。展示会には、自社以外にも多数の企業が出展しています。来場者は、自社ブースだけでなく、他の企業のブースにも多数立ち寄っていますから、自社の存在感をアピールしなければ、他の多くの会社の中に埋もれてしまいます。しかし、適切なお礼メールを送付することにより、自社の印象を強めることができ、記憶してもらえる可能性が高まります。

また、来場者がお礼メールを読んだ際に、「どんな商材を出展していた会社だっったかな？」と思い出すきっかけになるため、今後のフォロー営業を行いやすくなります。このように、適切なお礼メールは、自社の印象を見込み客に再認識させ、関係性を強めることができるのです。

具体的なアクションにつながりやすい

展示会に参加すると、見込み客の名刺や連絡先を多数獲得できます。しかし、それらをうまく活用しなければ、売上にはつながりません。適切なお礼メールを送信することによって、お客様の自社への記憶を定着させ、具体的な行動を促すことができるのです。

ただし、単にお礼のメールを送るだけではなく、適切なアピールを行わなければ、アクションにつながりません。意味のない儀礼的なお礼メールを送ってしまうと、むしろ逆効果になってしまう危険性すらあります。そうならないように、例えば、展示商材について受けた質問への回答や相手にメリットのある特典企画の案内などを行うことで、より効果的なアプローチができます。

※お礼メールの具体的な例文は、「展示会のお礼メールはこう書く」もご覧ください。

お礼メールは、お客様との関係性を強化することができる大変有効な手段ですが、その効果を最大限に引き出すためには、お客様のニーズに対して適切に対応したアプローチを行うことが重要なのです。

商材への興味関心を刺激できる

お礼メールを送ることで、商品・サービスに再度興味を持たせることが可能です。展示会では限られた時間内に商材を紹介するため、詳細な説明や顧客のニーズに応じた対応ができないことがあります。そのデメリットを補うためにお礼メールを利用するのです。お礼メールで、商材の詳細情報を提供したり、顧客のニーズに合わせた提案を行いましょう。商材への興味関心を高めるために、お礼メールを有効活用しましょう。

展示会のお礼メールを送付するデメリット

ここまで、展示会でお礼メールを送付するメリットについて解説してきましたが、お礼メールにはデメリットがあることについても理解しておかなければなりません。ここでは、展示会において、お礼メールを送付するデメリットをみていきましょう。

迷惑に感じてしまう人もいる

展示会のお礼メールを送付することに嫌悪感を抱いてしまうお客様もいます。なぜなら、「重要な取引をメールで行う」という考え方を持つ方にとって、意図せず送られたメールは迷惑だと感じてしまうことがあるからです。お客様に対して迷惑だと感じられないよう、展示会で対応する際に、「後ほど詳細情報をメールでお送りさせていただきますね」と伝えるなどし、事前に許可を取っておくことをおすすめします。

また、迷惑に感じられないようにするため、件名を追加することも検討しましょう。受信者がメールの内容を理解できるよう配慮し、少しでもストレスを低減することが重要です。加えて、丁寧な文面で送信することで、迷惑に感じる人を最小限に抑えることができます。

メール送付に時間がかかる

メール作成と送付に時間がかかることもデメリットです。メールの文章や添付資料を作成するのに準備に時間がかかってしまうことがあります。テンプレートに当てはめてメール文面を作成すれば、時間はかかりませんが、相手に「同時に複数のメールを一括送信している」と感じられてしまうと効果が薄くなってしまうこともあります。効率的でかつ相手にとってメリットのあるメールを送付することが重要です。

対策としては、あらかじめメールのテンプレートを制作しておき、その流れに沿って作成しつつ、顧客ごとに独自の内容を含める方法があります。例えば、展示会で話した内容をメモ等で控えておき、その内容について記載しておくことで、印象に残るお礼メールに仕上がります。もちろん時間はかかりますが、少しの工数で効果が高まるため、メール送付には時間をかけるのがおすすめです。

※お礼メールの具体的な例文は、「展示会のお礼メールはこう書く」もご覧ください。

メールを消される可能性がある

お礼メールに注力したとしても、消されてしまうリスクがあることもデメリットでしょう。メールを煩わしいと感じてその場で削除してしまう方人や一旦迷惑メールフォルダに分類し後日まとめて削除する人は、一定数存在します。

このようにメールを開いてすらもらえないケースもありえるため、注意が必要です。このようなリスクを回避するためには、件名や差出人をわかりやすく設定し、できるだけ事前にメール送信の許可を取るようにしましょう。

展示会でお礼メールを送信する際の流れ

次に、展示会でお礼メールを送信する際の流れについてみていきます。

見込客をグループ分けする

まずは、見込客をグループ分けしましょう。見込客の情報を整理し、見込度に応じてランク分けを行うことで、そのグループに最適なメッセージを送信することができます。ただし、ランクを細かく分けすぎて管理が煩雑になってはいけません。ランク分類は「見込高」「見込あり」「見込なし」のように3つ程度にとどめておく方がよいでしょう。事前に出会いたい顧客像を定義しておくことで、展示会中もより効果のある商談ができるでしょう。

※出会いたい顧客増の定義については、「すべての土台！出展コンセプト」をご覧ください。

メールを作成する

展示会のお礼メールは、展示が終わってから作成するのではなく、事前に作成しておきましょう。事前にメールの大部分を作成しておくことで、展示会が終わったタイミングでスムーズに送信できます。あらかじめ作成しておいたお礼メール骨子に、展示会で対話した固有の内容を追記することで、時間をかけず効果の高いメールに仕上げましょう。

メールを配信する

作成したメールはできる限り早く先方に送付しましょう。できれば、当日中、遅くとも1～2営業日以内にメールを送信することがおすすめです。素早く送付することで、フォロー商談の成功率を高めることができます。

反応へのアフターフォローを行う

展示ブースで質問をくれたお客様に対して、アフターフォローを行うことは非常に重要です。具体的には、質問や要望があったお客様には、お礼のメールの文面にその回答を記載し、スピーディーに送付するようにしましょう。

また、見込み度の高い「今すぐ客」には、サンプルを送ったり、デモンストレーションを実施するなどし、商材の価値を実感してもらいながら、商談を進めていきましょう。今は購入のタイミングではない「そのうち客」に対しては、定期的にメール等で情報提供し、自社を忘れさせない工夫をすることが重要です。展示会後のフォローは、顧客との長期的な関係構築のための大切な手段であることを意識して注力しましょう。

展示会でお礼メールを送付する際のポイント

次に、展示会でお礼メールを送付する際のポイントについて解説します。

展示会後、即時、送付する

展示会場の臨場感がまだ体感として残っているタイミングでお礼メールを送りましょう。展示会後、時間が経つほど印象は薄れていきます。送付タイミングは早ければ早いほどよいと考えてください。そのために、展示会が始まる前の準備段階で、メール文面の骨子を作成しておきましょう。

ブースでの会話や体験に触れる

お礼メールの文面に、ブースでの対話内容を盛り込むことも重要です。展示ブースでの会話や印象は、時間が経つにつれて薄れていきます。相手の名刺の裏面などに、接客内容や相手の反応を、殴り書きで構わないので、メモしておきましょう。

例えば、商材の特定機能に明確に興味を示していた来場者には、その機能を活用している他社事例があることを記載するなどすることで、メール文面に訴求力を持たせることができます。また、展示ブースの写真を添付しておくと、お客様に当日の対話を思い出してもらいやすくなります。

お礼メールを受け取った人が、「自分としっかり向き合ってくれている」と感じてもらえるような文面を作るように心がけましょう。

配信停止リンクを挿入する

お礼メールをメールマガジンのように一括配信する際は、配信停止リンクを必ず挿入しましょう。個人情報保護法や特定電子メール法に基づいて、配信停止のリクエストを受けた場合には速やかに対応することが求められているため、企業からメールを一括配信する上で重要なポイントとなっています。一般的には、フッター部分に配信停止リンクを挿入することが多いです。

過度な売り込みは辞める

展示会のお礼メールを送る際には、過度な売り込みは避けましょう。お礼メールは、来場者に感謝の気持ちを伝え、長期的な関係を構築する第一歩とするためのものです。商品やサービスの過度な売り込みは逆効果になってしまう危険性があります。注意しましょう。お礼メールでは、簡潔かつ丁寧に感謝の気持ちを表現することを意識しましょう。

文章が長くなりすぎないよう簡潔に記載する

次に、文章が長くなりすぎないよう簡潔に記載することも重要です。目安としては、文章全体を1スクロール分に収めるよう心掛けましょう。それ以上長い文章は読まれなくなる危険性があるので注意しましょう。また、視覚的に見やすくなるように、箇条書きにし、一文あたりの文字数も短くなるようにしましょう。

次のアクションを促せるように工夫する

お礼メールのゴールは、次のアクションを促すことです。次のアクションを促すには、相手にとってメリットがある特典企画を設定することが有効です。特典企画については、「目からウロコの展示会フォロー」もご覧ください。

ランクごとにお礼メールの文面を変える

来場者を、「見込高」「見込あり」「見込なし」とランク分けし、ランクごとに適切なお礼メール骨子をあらかじめ作成しておくとよいでしょう。

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清永(きよなが）健一［この記事を書いた人］

展示会営業(R)コンサルタント。経済産業大臣登録中小企業診断士。詳細はウィキペディアご参照。
展示会をテーマとした書籍を5冊執筆している展示会の専門家。執筆書籍は、すべてamazon部門1位を獲得しており、「日経MJ」、「NHKラジオ総合第一」他、多くのメディアで取材を受けている。1300社を超える展示会出展支援経験に基づく実践的なアドバイスが好評を博している。ほぼ毎週、東京ビッグサイトに出没する自称 展示会オタク。