展示会のお礼メールはこう書く！（例文あり）
展示会営業(R)コンサルタントの清永です。
ぼくは、仕事柄たくさんの展示会に出向きます。
もちろん、気になったブースには立ち寄りますし、
時には名刺交換もします。
すると・・・数日後、お礼メールが送られてきます。
あなたのところにも展示会後のお礼メールが
届いていることと思います。
このお礼メールの文面、あなたはどう思いますか？
ぼくは、正直言うと、かなりイマイチだなぁと
感じるんです。
ということで、
今回は、このお礼メールについて考えてみたいと思います。
目次
こんなお礼メールはもったいない！
これをご覧ください。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
タイトル：〇〇エキスポのご来場ありがとうございました。
社名
氏名 様
お世話になります。
先日は、大変お忙しい中「〇〇エキスポ」にて
弊社のブースにお立ち寄り頂き、誠にありがとうございました。
私は当展示ブースを担当させていただきました
株式会社●●の□□と申します。
当日はご説明が至らなかった点もあったかと思いますが、
ご容赦頂けますと幸いです。
なお、展示商品に関してご不明な点がございましたら
お問い合わせ下さい。
各製品に関するご質問や、資料請求のご要望がございましたら、
どうぞ、このメールにご返信いただければ幸いです。
引き続き、よろしくお願い致します。
株式会社●● 営業部 □□
Mail：
HP：
Tel/FAX：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
これは、ぼくのところに実際に送られてきたお礼メール、
ほぼそのままです。
これ、お読みになってどうお感じになりますか？
かなりイマイチだと思いませんか？
この文章では何も言っていないのと同じです。
「流し読みしてください」言っているとしか
思えません。
それに、
「当日はご説明が至らなかった点もあったかと思いますが、
ご容赦頂けますと幸いです。」
の部分もなぜこの一文を入れているのか、意味不明です。
これでは、もったいないです。
展示会の会期中に、その場で、出展商材が売れることは
ほとんどありません。
展示会は、終わってからが本番なのです。
お礼メールは、その本番の幕開けです。
イマイチなままのしていてよいはずが
ありません。
効果的なお礼メールのつくり方３つのポイント
では、お礼メールの文面はどのようにすればよい
のでしょうか？
お礼メールの文面を考えるときは、
お礼メールのことだけを考えていてはいけません。
フォローしやすくなる仕掛けを盛り込んでおくことが
重要なのです。
フォローしやすくなる仕掛けは、主に以下の３つです。
- ブースの様子を思い出してもらう工夫
展示会にはたくさんのブースがあります。
メールの受け手は、どの商材がどのブースに
展示されていたかを覚えているはずがありません。
だから、お礼メールの中に
必ず、「ブースキャッチコピー」と
「ブースの写真」を盛り込むようにしましょう。具体的には、お礼メールの文面の中に
必ず、「ブースキャッチコピー」と
「ブースの写真」を盛り込むようにしましょう。ブースキャッチコピーとは、
ブースの最も目立つ部分＝パラペットに掲げる文字のことです。
このパラペットの部分に、社名を書くだけにしている会社が
非常に多いのですが、それでは、非常にもったいないです。そうではなくて、だれのどんな悩みを解決するブースなのか？が
わかる文字を掲げましょう。ブースキャッチコピーをつくる際は以下の３点を意識するとよいでしょう。
-
-
どういう属性の人に立ち寄ってほしいのか？がパッと見てわかること
-
その属性の人にどういうメリットをもたらす商材なのか？が伝わること
-
ブースキャッチコピーの文字の中になるべく数字を含めること
※ブースキャッチコピーのつくり方を詳しくお知りになりたい方は、
以前のコラム 「展示会ブース！たったこれだけで成果が段違い！」をご覧ください。
-
こうしてつくったブースキャッチコピーは、来場者の記憶に残っているはずです。
これをお礼メールの中に盛り込むのです。そして、ブースキャッチコピーとともに「ブースの写真」も添付しましょう。
来場者は、どのような説明を受けたか？ということよりも、
ブースのデザインや色、雰囲気を記憶していることが多いからです。
ですから、展示会初日の終了後などに、自社のブースの写真を必ず撮っておきましょう。
この時のポイントは、ブースだけを撮ってはいけないという点です。
お礼メールの後、商談につながりやすくするために、
無機質なブースだけでなく、笑顔の説明スタッフも写真に入るようにして、
ナマ感というか人っぽさを出すようにしましょう。「ブースキャッチコピー」と「ブースの写真」をお礼メールに盛り込むことで
来場者に、あなたのブースに立ち寄った時の記憶を思い出させるのです。 -
- 来場者限定の特典企画を再度案内する
展示会の成果は、展示会で名刺交換した相手に
どのくらい多くアポがとれて面談できるか？、によって決まる
と言っても過言ではありません。
ですから、
展示会当日のブースでは、「展示会来場者にのみ、先着●名限定！
通常◆◆円の＊＊＊＊＊が無料！」というような特典企画をつくり、アピールすることが重要です。
そして、お礼メールで、
この特典企画について、お礼メールで再度
強調するのです。特典企画というと、
『今、買っていただいたら２０％価格をディスカウトします』
というようなものをイメージしがちですが、
ここでお伝えしている特典とは、そういうものではありません。
展示会での営業プロセスは、多くの企業で
「名刺獲得」⇒「初回面談」⇒『案件化』⇒『受注』
という流れになると思います。
「価格をディスカウトする」というのは、
『案件化』から『受注』の移行率を高めるためには、
有効な施策です。
しかし、お礼メールを送る時点で考えるべきなのは、
「名刺獲得」から「初回面談」の移行率を高めることです。
ですから、特典企画は、価格ディスカウトではなく、
診断、点検、サーベイなどがよいのです。「診断？点検？サーベイ？そんなむずかしいこと、うちではできないよ」
あなたはそう思ったかもしれません。でも、安心してください。
むずかしいことを新しくやらないといけないわけではないのです。
そうではなくて、ド新規客に初回面談をした時に、
必ず聞いたり、調べたり、確認したりするようなことを、
チェックリストにして「診断、点検、サーベイ」という名称にして
提供するだけだとお考えください。
この特典企画を必ずお礼メールの文面に含めるようにしましょう。※特典企画のつくり方についての詳細は、
このコラム「フォロー挨拶を展示会終了後に行う時の９割の人が見逃すポイント」を
ご覧ください。 - 展示会後のフォローイベントに誘導する
このコラムでは、展示会の当日やお礼メールで
特典企画の存在を強くアピールして、
特典企画に申し込んでもらうことで、フォロー面談に
つなげる、という必勝パターンをお伝えしました。
では、特典企画に申し込まなかった来場者は、
非見込み客なのでしょうか？
決してそんなことはありません。
単に、まだ買うタイミングでなかっただけで、
時を経て有力な見込み客になる可能性があります。
そういう来場者が、気軽に参加できるセミナーや工場見学などの
イベントの開催をあらかじめ設定しておき、
お礼メールで伝えるのです。
展示会の時点ではまだ買うタイミングでなかった
「そのうち客」に、あなたの会社が
定期的にセミナーなどのイベントを開催していることを
知らせるのです。
すると、そうした見込み客が、実際に買うための検討を
開始したタイミングで、かなりの確率で、
このようなイベントに参加してくれるはずです。
おわかりでしょうか？
セミナーや工場見学などのイベントが
「そのうち客」が「購入検討客」に変わるタイミングをキャッチする装置になるのです。
こういったことを踏まえて、お礼メールに、セミナーや工場見学などの
イベント開催の告知を盛り込みましょう。
※展示会後のセミナーのつくり方については、
以前のコラム「営業方法！展示会終了後はこうやる！」をご覧ください。
展示会のお礼メールを送信するメリットとは？
展示会のお礼メールを送信することには、多くのメリットがあります。なぜお礼メールが有効なのか、どんなメリットがあるのかがわかると、効果的な使い方に結びつけることができます。以下では、展示会のお礼メールを送信する主なメリットを解説します。
感謝の気持ちを伝えられる
展示会のお礼メールを送信することで、感謝の気持ちをスムーズに伝えられます。お礼メールはその名の通り、展示会に参加してくれたことへのお礼を記載したものです。そのためお礼メールを送信することで、シンプルに自社の感謝の念を伝えられる点がメリットになります。
展示会には多くの人が参加するため、一人ひとりにきちんと感謝を伝えるのは難しいです。なかにはタイミングが合わずに、きちんとお礼が言えないケースもあるでしょう。そこで展示会のお礼メールを送信し、改めて感謝の気持ちを伝える機会を持つことが有効です。
感謝の気持ちを伝えると、新規顧客獲得や既存顧客の関係改善など、さまざまなメリットにもつながる点が魅力です。
自社の印象がよくなる
展示会のお礼メールを送信すると、自社の印象がよくなるというメリットがあります。相手からすると、わざわざ展示会のお礼メールを送る企業は、まめな対応ができる優良企業と判断できます。その感情は信頼に結びつき、企業と取引をするきっかけになる可能性もあります。
展示会のお礼メールを理由に関係性の構築を目指せるので、展示会後は忘れずにメールを送信することがポイントです。できる限り相手に合わせた文面に作成し、「特別なメールであること」を強調するのもコツです。
コピーアンドペーストなら簡単に展示会のお礼メールを作成できますが、どうしても平凡で味気ない内容になってしまいます。そのため展示会のお礼メールを作成する際には、できるだけ企業・個人ごとに文面を考えて、オリジナルの内容を送信するのがおすすめです。
簡単な一言を添えるだけでも印象が変わるため、展示会のお礼メールの作成時間をきちんと確保するとよいでしょう！
次のアクションに結びつく
展示会のお礼メールは、次のアクションに結びつくきっかけとしても有効です。展示会のお礼メールを送信したことで、相手から返信があれば、それを軸に、商談のためのアポイントを獲得することができます。その結果、案件化し受注に至るなど、目にみえる効果を得られる可能性が高まるでしょう。
展示会に出展しただけでは、高い効果を得られない可能性があります。お電話、葉書、メールなどを用いたアフターフォローを実施することで、具体的な成果につながる可能性を高めることができます。その1つの方法として有効なのが、やはり展示会のお礼メールです。
お礼メールをきっかけに新しいアクションにつなげて、展示会での機会を具体的な利益へと押し上げていくのが、おすすめの方法となります。そのため積極的に展示会のお礼メールを送信し、成果を得るためのアクションを起こしていくとよいでしょう。
リマインドメールとしての効果を期待できる
展示会のお礼メールは、リマインドメールとしても機能する点がメリットです。心理学者であるヘルマン・エビングハウスによると、人間は「1時間後に56%の出来事を忘れている」と記憶について語っています。それが真実であると仮定すると、展示会で得た情報や商品・サービスの魅力も、記憶に定着しない可能性があるでしょう。
そこで展示会のお礼メールを送信し、その時のできごとや自社のことを、改めて思い出してもらうのがポイントです。展示会のお礼メールがリマインドメールの役割を果たせば、商品・サービスの購入や契約を改めて考えてもらえる可能性があります。
逆に言えば展示会のお礼メールがないと、そのまま相手との関係性が消失してしまうリスクもあるでしょう。せっかく展示会で築いた関係性を壊さないためにも、展示会のお礼メールを送信する習慣をつけて、積極的なアプローチを実践するのがポイントです。
展示会のお礼メールを送信するリストを作成し、送信漏れがないように備えるとよいでしょう。
自然とメールを送信し続ける関係性を構築できる
最初に展示会のお礼メールを送信することで、その後も自然な形で自社の情報をメールで紹介していける関係性を構築できるのもメリットです。メールで顧客のリードを行う場合、段階的にメールの内容を精査して少しずつ育成していく必要があります。
一方、展示会のお礼メールを最初のステップに組み込めれば、そのときのエピソードなどを活用して一気に顧客の育成を進めることも可能です。また、展示会に参加している顧客は、ある程度自社や商品・サービスへの理解があるため、細かな説明をせずに話を進められる点もメリットです。
その後のメールによるアプローチがしやすくなるというメリットを活かすためにも、展示会のお礼メールは忘れずに送信するように心がけましょう。
展示会のお礼メールを書く際の注意点
展示会のお礼メールを書く際には、いくつかの注意点があります。注意点を無視して展示会のお礼メールを書いても、高い効果を得られない可能性があるでしょう。以下では、展示会のお礼メールの書く際の主な注意点を解説します。
メールはその日のうちに送信する
展示会のお礼メールは、基本的に当日中に送信します。時間が経過してから展示会のお礼メールを送信しても、顧客のなかではすでに過去のことになっていて、特別な感情を抱かれない可能性があります。鉄は熱いうちに打てという言葉通り、展示会の熱が顧客の心に残っているうちに、展示会のお礼メールを送信するのがコツです。
その日中に展示会のお礼メールを送信するためには、あらかじめスケジュールを組んでおく必要があります。展示会のお礼メールを作成・送信する時間と、担当者を事前に決めておけば、スムーズに送信作業を完了させられます。必要に応じて担当者数を調整し、すべての顧客に展示会のお礼メールを送信できるように備えましょう。
展示会のお礼メールであることを件名で示す
展示会のお礼メールを送信する際には、件名に、「展示会名」を記載するようにしましょう。何のメールなのかパッっと見でわからない状態だと、展示会関連の礼メールであると思われず、そのまま放置される可能性があります。最悪の場合迷惑メールだと勘違いされて、ブロックされるケースも懸念されるでしょう。
そのためまずは件名に「展示会名」を明記し、送信元をはっきりとさせましょう。送信元は、「株式会社〇〇 営業部お客様係」などと抽象的にするよりも、「株式会社〇〇 営業部 鈴木一郎」のように個人名にする方が、開封率が上がります。
また、単に「展示会名 + お礼メール」とするよりも、例えば、「展示会名 + 限定特典のご案内」のように、読み手にメリットがあることを想起させる件名にすると読み飛ばされる危険性が低くなります。このような点を踏まえて、お礼メールの件名を作成するることで顧客もメールを開いて内容を読んでくれる可能性が高まり、先に解説したさまざまなメリットにつながります。また、件名で表示される文章量を考慮して、端的に内容を説明するのもコツです。
顧客が次にすべきアクションを明示する
展示会のお礼メールには、顧客が次に何をすべきなのか、文章内に明示する必要があります。ただお礼の言葉を添えるだけでなく、YouTube動画に誘導したり、キャンペーン案内ページのURLを貼ったりすることで、顧客に、次に何をしてほしいのかを明確にできます。
自然な流れで顧客を次のステップに進んでもらえるようにするためにも、お礼メールの文章内に行動養成を記載するようにしましょう。しかし、あまりにしつこい勧誘や露骨な登録誘導が目立つ内容だと、相手に嫌悪感を抱かせるリスクがあります。
あくまで展示会のお礼メールという点を強調しつつ、最後に次のアクションを提示する方法がおすすめです。
※展示会後のフォローのための行動要請については、「目からウロコの展示会フォロー」をご覧ください。
配信停止のURLを載せる
展示会のお礼メール後も、可能であれば顧客にメールを送信し、継続的にアプローチしていくことが理想です。しかし、顧客によってはメールによるアプローチを望まないケースもあり、しつこい送信は逆効果になる可能性があります。
そのため展示会のお礼メールには、メールの配信停止用のURLを記載し、相手の意思で送信停止を設定できる環境を構築しましょう。相手が望まないのにメールを送り続けても、自社のイメージを悪くするだけです。最悪の場合にはメールのブロックによって、交流が途絶えてしまう可能性もあるでしょう。
メールがダメでも、それ以外の方法でアプローチが可能な場合もあるため、展示会のお礼メールには送信を停止するための方法を記載し、相手に対応してもらうのが基本です。相手の感情や考え方を尊重することを、展示会のお礼メールの際にも忘れないように注意しましょう。
展示会のお礼メールが書けないときの対処法
展示会のお礼メールは、通常のメールとは性質が異なります。そのためなかなか上手くかけず、せっかくの機会を逃してしまうケースも多いです。そこで以下では、展示会のお礼メールが上手く書けないときの対処法を解説します。
展示会のことを思い出しながら書く
展示会のお礼メールを作成する際には、何よりも当日のことを思い出しながら書くのが基本です。展示会でのエピソードや顧客との会話内容を思い出し、簡単にメールで紹介することで、自社の存在をアピールできます。
具体的なエピソードがあると、顧客としても自社の印象がよくなり、メールを最後まで読んでくれる可能性が高まります。まずは展示会そのものと顧客ごとのエピソードや思い出をまとめて、話題になるものをピックアップして記載するとよいでしょう。
他社の事例を参考にする
初めて展示会のお礼メールを書くときには、何を書けばいいのかわからないこともあるでしょう。そんなときには他社の事例を参考にして、基本的なテンプレートを理解することから始めるのがコツです。展示会のお礼メールの事例を公開しているサイトは多く、本ページでも具体例を紹介しています。
これらの情報を上手く統合して、オリジナルのお礼メールを作成するのが、最初のステップになるでしょう。もちろん、事例の内容をそのまま転用することはおすすめしません。あくまで独自性を維持しつつ、感謝の気持ちを伝えられる展示会のお礼メールを作成するように心がけましょう。
周囲の人に相談する
展示会のお礼メールを書けないときには、早めに周囲に相談しましょう。時間が経つほどに展示会のお礼メールの効果は弱まるため、早めに相談して対応方法を考えることが重要です。先輩や上司に声をかけて、どのようなメールを書くべきなのか、どんなコツがあるのかを聞き出し、参考にするのがポイントです。
完成した展示会のお礼メールをチェックしてもらい、必要に応じて修正を加えるのも1つのコツです。
少なくとも、展示会の開催初日より前に、お礼メールの文面を完成させておきましょう。
公開！成果の上がるお礼メールはこれだ！
上記でこれまでお伝えした３点を考慮したお礼メールの雛型がこちらです。
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タイトル：【無料特典】展示会限定特典の正式お手続きについて
社名
氏名 様
先日は、≪展示会場名≫の展示会にて
誠にありがとうございました。
株式会社●●の●●と申します。
先日の≪展示会名≫では、
≪「ブースキャッチコピー」≫
と題して、≪商品・サービス名≫をご覧いただきました。
※展示ブースの様子はこちらをご覧ください。
https://＊＊＊＊ ≪←当日のブース写真へのリンク≫
その際、≪商品・サービス名≫にご興味をお持ちいただき
ありがとうございます。
さて、ブースにて
通常●万円の≪「限定特典の名称」≫に
展示会場のみ●●名限定無料特典にて
お申込みいただきましたのでご案内させていただきます。
詳細を以下からご確認いただき、日時をご指定の上、お申込みください。
※お手続きは、●月●日（●）２１時までにお願いいたします。
それ以降ですと、無料の権利がなくなってしまい、
通常の費用が必要となってしまいますのでご注意ください。
また、弊社では、以下のセミナーを実施しております。
お役に立つ情報をご提供できると確信しておりますので
こちらもぜひご参加ください。
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・≪セミナータイトル≫
https://＊＊＊＊＊
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※展示ブースの様子はこちらをご覧ください。
https://＊＊＊＊ ≪←当日のブース写真へのリンク≫
ご質問等があれば、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
株式会社●● 営業部 □□
Mail：
HP：
Tel/FAX：
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いかがでしょうか？
効果的なお礼メールをつくるためには、
見込客に刺さるブースキャッチコピーや
特典企画、展示会後のイベントなど
展示会前の準備や仕込みが重要だということに
お気づきいただけたのではないかと思います。
ぼくは、展示会営業®コンサルタントとして、
数多くの企業を見てきましたが、
ここまで深く、受注までの動線を考えて、展示会に出展している
企業はほとんどありません。
だからこそ、逆に、きちんと考えて出展すれば、
ライバル企業に大きな差をつけていくことができるのです。
あなたも、しっかり準備をして、
展示会で大きな成果を上げてほしいと思います。
あなたの展示会での成功を心から応援しています！
展示会のお礼メールは「ブラストメール」で一斉送信しよう
展示会後のお礼メールは、ビジネスにおいて非常に重要なフォローアップです。展示会で得た貴重なリードを逃さず、商談などの次のステップにつなげるためには、迅速かつ効果的なコミュニケーションが求められます。そこでおすすめなのが、メール配信システム「ブラストメール」です。
ブラストメールを使えば、多数のお客様・メールアドレスに対して一斉にお礼メールを送信することが可能です。また、開封率やクリック率といった詳細な配信結果を確認できるため、どのお客様がメールに関心を持っているのかを把握することができます。
さらにお礼メールだけでなく、継続的にメルマガを配信し続けることで顧客との信頼関係を築くことができるため、その後のビジネスチャンスを最大限に広げることが可能となります。展示会でのつながりを活かし、効果的なフォローアップを行い次のステップに進めるために「ブラストメール」を活用しましょう。
ブラストメール公式サイト：https://blastmail.jp/
このセミナーに参加すると、展示会で成果を出すコツがわかります。
リアル展示会やオンライン展示会で成果を出すための「お役立ち資料」は以下からダウンロードできます。
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