展示会営業®コンサルタントの清永です。
ぼくは仕事柄、たくさんの展示会に出向きます。気になったブースには立ち寄りますし、時には名刺交換もします。
すると数日後、出展企業からお礼メールが届きます。
あなたのところにも、展示会後のお礼メールが届いているのではないでしょうか。
ところが、その文面を見るたびに、正直「もったいないな」と感じることが少なくありません。
せっかく展示会で出会ったのに、ありきたりなお礼だけで終わってしまい、その後の面談や商談につながる仕掛けが何もないからです。
展示会は、会期中にその場で商品が売れて終わるものではありません。展示会後にどのようにフォローし、次の接点をつくるかが重要です。
つまり、展示会は終わってからが本番です。
そして、お礼メールは、その本番の幕開けです。
今回は、展示会のお礼メールを、単なる挨拶で終わらせず、次の面談や商談につなげるための書き方を解説します。
こんなお礼メールはもったいない
まず、次のお礼メールをご覧ください。
件名：〇〇エキスポご来場のお礼
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。
先日は、大変お忙しい中、〇〇エキスポにて弊社ブースへお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
私は当日、展示ブースを担当しておりました株式会社●●の□□と申します。
当日はご説明が至らなかった点もあったかと思いますが、ご容赦いただけますと幸いです。
展示商品についてご不明な点や、資料請求のご要望がございましたら、このメールへご返信ください。
今後とも、よろしくお願いいたします。
株式会社●●
営業部 □□
これは、ぼくのところに実際に届いたメールをもとにしたものです。
丁寧ではあります。失礼な文章でもありません。
しかし、これでは、ほとんど何も伝えていないのと同じです。
どのようなブースだったのか、何を見たのか、会場で何を話したのか、相手に次に何をしてほしいのかが、まったく分かりません。
「ご不明な点があればお問い合わせください」と書いてありますが、忙しい来場者が、自分からわざわざ問い合わせてくれることは多くありません。
また、
当日はご説明が至らなかった点もあったかと思いますが、ご容赦いただけますと幸いです。
という一文も、特に必要はありません。
自ら「説明が不十分だったかもしれません」と伝えるより、相手が関心を持った内容を簡潔に補足した方がよいでしょう。
せっかく名刺交換した相手へメールを送るのであれば、感謝を伝えるだけでなく、展示会で始まった会話を次につなげる内容にする必要があります。
展示会のお礼メールはいつ送るべきか
展示会のお礼メールは、できれば名刺交換をした当日中に送ります。
難しい場合でも、遅くとも翌営業日までには送るようにしましょう。
来場者は、一日に多くのブースを回り、何人もの担当者と名刺交換をしています。時間がたつほど、どの会社で何を見たのか、誰と何を話したのかが曖昧になります。
ですから、展示会が終わってからメール文面を考え始めるのでは遅いのです。
展示会前に、次の準備をしておきます。
- 基本となるお礼メールの文面
- 送信担当者
- 送信する時間
- 資料や動画のURL
- 面談候補日
- 見込み度ごとの文面
会場では、名刺の裏や商談記録シートに、相手との会話内容を残しておきます。
これがなければ、全員に同じ定型文を送ることになってしまいます。
展示会のお礼メールで成果を上げる3つのポイント
お礼メールの文面を考えるときは、お礼メールだけを考えてはいけません。
大切なのは、展示会後にフォローしやすくなる仕掛けを、メールの中に盛り込むことです。
主なポイントは、次の3つです。
- ブースの様子を思い出してもらう
- 来場者限定の特典企画を案内する
- 展示会後のフォローイベントへ誘導する
1．ブースの様子を思い出してもらう
展示会には、多くのブースが並んでいます。
来場者は、どの会社のブースで、どの商品を見たのかを、すべて覚えているわけではありません。
そこで、お礼メールには、来場者がブースを思い出せる要素を入れます。
特に有効なのが、次の2つです。
- ブースキャッチコピー
- ブースの写真
たとえば、メール本文に、
「人手不足の工場でも、検査工程を1名で運用できる仕組み」と掲げていたブースです。
と書けば、来場者は「あのブースか」と思い出しやすくなります。
会社名だけでは思い出してもらえなくても、ブースで大きく掲げていた言葉や、展示物の特徴なら記憶に残っていることがあります。
ブースキャッチコピーは、次の3点を意識して作ります。
- どのような人に立ち寄ってほしいのかが分かる
- その人にどのような成果をもたらすのかが伝わる
- できるだけ具体的な数字や場面を入れる
ブースキャッチコピーの作り方については、「展示会ブース！たったこれだけで成果が段違い！」もご覧ください。
ブースの写真も有効です。
ただし、無機質なブースだけを撮るのではなく、スタッフや実演の様子が分かる写真にしましょう。
来場者は、パネルの文章よりも、ブースの色、雰囲気、担当者の顔、実演の様子を覚えていることがあります。
展示会初日の終了後などに、次の写真を撮っておくと便利です。
- ブース全体
- キャッチコピーが見える写真
- 展示品やデモの様子
- スタッフが接客している様子
メールに大きな画像を添付すると容量が重くなるため、小さな写真を1枚入れるか、写真を掲載したWebページへリンクする方法もあります。
2．来場者限定の特典企画を案内する
展示会の成果は、名刺を何枚集めたかだけで決まるものではありません。
名刺交換した相手と、展示会後にどれだけ面談できたかが重要です。
多くの企業では、次の流れで受注へ進みます。
名刺交換 → 初回面談 → 案件化 → 受注
お礼メールを送る段階で考えるべきなのは、「名刺交換」から「初回面談」へ進んでもらうことです。
そのために有効なのが、展示会来場者向けの特典企画です。
ただし、ここでいう特典は、単なる値引きではありません。
たとえば、次のようなものです。
- 簡易診断
- 現状点検
- 導入可能性の確認
- サンプルテスト
- 費用の試算
- 個別相談
「そんな診断や点検は、うちではできない」と思うかもしれません。
しかし、何か特別に難しい仕組みを新しく作る必要はありません。
通常、初回面談で必ず聞いたり、確認したりしている内容を、チェックリスト形式にして提供すればよいのです。
たとえば、普段の商談で、
- 現在の作業人数
- 困っている工程
- 既存設備
- 導入時期
- 必要な条件
を確認しているのであれば、それを「現状診断」「適合確認」「導入チェック」といった形にできます。
来場者にとっても、自社の状況を整理できるので、面談を受ける理由が生まれます。
特典企画の作り方については、「展示会後のフォローを成果につなげる方法」をご覧ください。
3．展示会後のフォローイベントへ誘導する
展示会で名刺交換した相手が、全員すぐに購入を検討しているわけではありません。
今すぐ客ではなくても、半年後、一年後に有力な見込み客になる可能性があります。
そこで、展示会後に参加できるイベントを用意しておきます。
- オンラインセミナー
- 工場見学
- 製品体験会
- 個別相談会
- 事例紹介会
- ユーザー向け勉強会
お礼メールで、こうしたイベントの存在を伝えておけば、相手が購入を検討し始めたタイミングで参加してもらえる可能性があります。
セミナーや工場見学は、単なる情報提供の場ではありません。
「そのうち客」が「購入検討客」に変わるタイミングをつかむ装置になります。
展示会直後に面談へ進まなかった相手とも、次の接点を持てるようにしておきましょう。
展示会のお礼メールに入れる基本項目
お礼メールには、次の内容を入れます。
- 展示会名が分かる件名
- ブースへ立ち寄ったことへのお礼
- 会場で話した内容
- 相手が関心を持ったテーマ
- 役立つ資料や事例
- 次に取ってほしい行動
- 担当者の氏名と連絡先
最も重要なのは、会場で話した内容を一文でも入れることです。
たとえば、
現在は3名で検査工程を担当され、繁忙期には対応が追いつかないと伺いました。
と書くだけで、全員へ一斉送信したメールではなくなります。
相手は、「自分との会話を覚えてくれている」と感じます。
お礼メールの件名例
件名には、展示会名、会社名、会話したテーマなどを入れます。
- 【〇〇展】弊社ブースへお立ち寄りいただきありがとうございました
- 【〇〇展／株式会社△△】ご依頼の資料をお送りします
- 【〇〇展】検査工程の省人化について
- 【〇〇展】無料診断のご案内
- 【〇〇展】〇月〇日のオンライン面談について
単に「展示会ご来場のお礼」とするより、相手に関係するテーマを入れた方が、内容を判断してもらいやすくなります。
【例文】具体的な相談を受けた相手へのお礼メール
件名：【〇〇展】検査工程の人手不足について／株式会社□□
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
本日は、〇〇展の弊社ブースへお立ち寄りいただき、ありがとうございました。
「検査工程の人手不足を1名体制で解消する」と掲げていた、株式会社□□の△△です。
会場では、現在3名で検査工程を担当されており、繁忙期には対応が追いつかないことがあると伺いました。
弊社の〇〇を活用した場合、現在の工程を大きく変更せずに、検査作業を省力化できる可能性があります。
会場でご案内した導入事例を、以下からご覧いただけます。
導入事例：
https://example.com/
また、展示会来場者向けに、現在の工程を確認する「省人化可能性診断」を無料で実施しています。
30分ほどオンラインで状況を伺えればと思います。次の候補日時はいかがでしょうか。
- 〇月〇日（〇）10時
- 〇月〇日（〇）14時
- 〇月〇日（〇）16時
ご都合のよい日時を、このメールへの返信でお知らせください。
株式会社□□
部署名 氏名
電話：
メール：
【例文】資料提供を約束した相手へのお礼メール
件名：【〇〇展】ご依頼の導入事例をお送りします
〇〇株式会社
〇〇様
本日は、〇〇展の弊社ブースへお立ち寄りいただき、ありがとうございました。
株式会社□□の△△です。
会場では、既存設備との連携方法と、導入までに必要な期間についてご質問いただきました。
お約束した導入事例と、導入までの流れをまとめた資料をお送りします。
資料：
https://example.com/
資料の〇ページに、既存設備との連携方法を掲載しています。
ご覧になって確認したい点がありましたら、このメールへそのままご返信ください。
株式会社□□
部署名 氏名
電話：
メール：
【例文】まだ検討時期が決まっていない相手へのお礼メール
件名：【〇〇展】〇〇チェックリストのご案内
〇〇株式会社
〇〇様
先日は、〇〇展の弊社ブースへお立ち寄りいただき、ありがとうございました。
株式会社□□の△△です。
会場では、今後〇〇を見直したいものの、具体的な時期はまだ決まっていないと伺いました。
今後の検討時にお役立ていただける「〇〇チェックリスト」をご用意しています。
チェックリスト：
https://example.com/
また、〇月〇日に「〇〇」をテーマとしたオンラインセミナーを開催します。
セミナー詳細：
https://example.com/
具体的に検討を始められる際には、お気軽にご連絡ください。
株式会社□□
部署名 氏名
電話：
メール：
一斉送信と個別メールを使い分ける
展示会で大量の名刺を獲得した場合、すべての相手へ完全な個別メールを作成するのは現実的ではありません。
そこで、会場での会話内容に応じて、少なくとも次の3つに分けます。
- 具体的な相談があった相手：担当者が個別に送る
- 資料提供を約束した相手：約束した内容を入れて送る
- 情報収集段階の相手：興味のあるテーマ別に送る
一斉配信ツールを利用する場合も、単に同じ文章を大量送信するのではなく、見込み度や関心テーマによって文面を分けることが重要です。
また、継続的にメールマガジンや広告メールを送る場合は、自社の個人情報保護方針や配信停止の方法を確認し、相手の意思を尊重した運用を行いましょう。
展示会のお礼メールで避けたいこと
- 全員へ同じ文章を送る
- 会場で話していない商品まで大量に紹介する
- 資料を何点も添付する
- 次の行動をいくつも並べる
- 「何かあればお問い合わせください」だけで終える
- 担当者名を書かない
- 数日から数週間たってから送る
- 実態のない期限や人数制限で急がせる
行動要請は、一つに絞る方が分かりやすくなります。
面談をしてほしいのか、資料を見てほしいのか、セミナーへ参加してほしいのかを明確にしましょう。
展示会のお礼メールに関するよくある質問
展示会のお礼メールは当日中に送るべきですか？
できる限り当日中に送るのがおすすめです。難しい場合でも、翌営業日までには送りましょう。
展示会が3日間ある場合、最終日にまとめて送ってもよいですか？
名刺交換した日ごとに送る方が効果的です。最終日まで待つと、初日に会った来場者の記憶が薄れてしまいます。
ブース写真は必ず入れるべきですか？
必須ではありませんが、ブースを思い出してもらう助けになります。大きな画像を添付するより、小さな写真を1枚入れるか、写真を掲載したページへリンクするとよいでしょう。
資料は添付とURLのどちらがよいですか？
容量が大きい資料は、ダウンロードページのURLを案内する方が受信者の負担を減らせます。
面談候補日は何件提示すればよいですか？
2～3件が分かりやすいでしょう。日付だけでなく、開始時刻と所要時間も記載します。
ノベルティを渡しただけの相手にもメールを送るべきですか？
名刺交換や具体的な会話がなければ、個別のお礼メールを送っても相手が思い出せない可能性があります。どのような接点があったかを確認して判断しましょう。
まとめ
展示会のお礼メールは、感謝を伝えるだけの儀礼的なメールではありません。
展示会で始まった会話を、次の面談や商談へつなげるためのメールです。
成果を上げるためには、次の3つを意識してください。
- ブースの様子を思い出してもらう
- 来場者限定の特典企画を案内する
- 展示会後のフォローイベントへ誘導する
そして、会場で話した内容を一文でも入れ、相手に次に取ってほしい行動を明確にします。
効果的なお礼メールを作るには、メールの文章だけを工夫しても十分ではありません。
見込み客に刺さるブースキャッチコピー、会場での会話記録、特典企画、展示会後のイベントなど、展示会前からの準備が重要です。
ここまで受注までの動線を考えて出展している企業は、決して多くありません。
だからこそ、きちんと準備して臨めば、ライバル企業に大きな差をつけることができます。
あなたの展示会での成功を、心から応援しています。
展示会営業(R)コンサルタント。経済産業大臣登録中小企業診断士。詳細はウィキペディアご参照。
展示会をテーマとした書籍を5冊執筆している展示会の専門家。執筆書籍は、すべてamazon部門1位を獲得しており、「日経MJ」、「NHKラジオ総合第一」他、多くのメディアで取材を受けている。1300社を超える展示会出展支援経験に基づく実践的なアドバイスが好評を博している。ほぼ毎週、東京ビッグサイトに出没する自称 展示会オタク。