展示会準備チェックリスト付き！進め方や費用対効果を上げるポイントを解説

展示会に出展する際の準備は非常に重要です。本記事では、事前準備から当日の流れ、終了後のについて説明します。

展示会準備のスケジュール5ステップ

展示会の準備は、多岐にわたり、社内、社外の協力を仰がなければならないため、骨が折れるイメージがあります。しかし、1工程ずつ要点を押さえていけば、比較的容易に進めていくことができます。

この章では、展示会を準備する際の手順について解説します。

①〜6か月前まで｜企画の立ち上げ・展示会選定・申し込み

まずは社内での準備からスタートします。

展示会当日から6ヶ月前までに、社内で展示会出展の企画を立ち上げましょう。

※展示会企画書については、「通る！展示会企画書はこう書く」もご参照ください。

企画段階での内容の練り上げは、展示会で成果を出すために非常に重要です。

展示会出展の目的としては以下を設定するとよいでしょう。

• 売上アップ
• 新規顧客の獲得
• 商材の拡販
• 企業のブランディング
• 取引先、パートナー企業との関係強化

また、目標としては、以下のようなものになるでしょう。

• 名刺獲得数
• アンケート獲得数
• メルマガ登録数
• YouTubeチャンネル登録数
• 特典企画エントリー数
• 展示会後のアポ数
• 案件化数
• 受注数

展示会出展の目的や達成したい目標、出会いたい相手が多く来場するかどうか、出展する商材と親和性の高いテーマかどうかなどの要素から展示会を選定し、申し込みを進めます。

※出展展示会の選び方は、「成果が出る展示会の選び方」もご参照ください。

早ければ開催の1年前から募集をかけている展示会もあります。早め、早めで準備を進めていきましょう。

②〜3か月前まで｜出展に必要なブース・備品・スタッフを準備し集客する

出展のスケジュールが決定したら、次に出展コンセプトの策定に入りましょう。

※出展コンセプトのつくり方は、「出展コンセプトを練り上げる４つの質問とは？」もご覧ください。

ブースの場所は展示会ごとに決定方法が異なります。先着順で決定されることもあれば、参加企業がすべて確定した後に主催者がブースを割り振ったり、人気の場所は抽選になったりすることもあります。展示会によっては、ブースの２面が開放した角小間ブースを選ぶ際には、別途費用がかかるケースもあります。角小間は、多くの場合、成果を出しやすいケースが多いです。別途費用が発生しても極力角小間を押さえるようにしましょう。

また、社内のメンバーのうち、当日のブース接客は誰が担当するのかという当日の人繰りも大まかにはこの段階で決めておきましょう。

③〜1か月前まで｜出展ブースレイアウト・制作物・スタッフの微調整

出展1ヶ月前までにブースレイアウトが完成し、制作物や準備物が全て揃っている状態が理想です。

残りの期間は万が一の事態に備える期間としておくことが望ましいでしょう。

準備した什器や制作物は、あらかじめ会場に搬送しておく必要があるため、搬送の申請書を会場宛に提出します。

実演や商材の説明に関しては、当日の接客スタッフ同士でロープレをするなどして練習をしておきましょう。

展示会が遠方で行われる場合は、スタッフの移動手段や宿泊先の確保も必要です。

④〜前日まで｜出展ブース設営・備品搬入・スタッフの最終確認をする

多くの場合、開催前日には展示会場に入ることができます。現地での最終確認は、前日までに済ませておきましょう。

現地では、ブースの設営に関する不備や、不足している備品がないかなどをチェックします。

来場者数が少ないときと多いとき、それぞれの場合における導線の確保やスタッフの立ち位置にも配慮しておくと、当日の接客もスムーズです。

※スタッフの立ち方の詳細は、「即実践！マル秘テクニック」をご覧ください。

当日のスタッフと最終打ち合わせをして、様々な場面を想定しながらリハーサルをし、流れを再確認しておきます。

会場全体の配置も確認しておくとよいでしょう。

⑤当日｜スタッフ点呼・配布物や機材確認・来場者の対応

当日の朝にはあらためて、備品や機材の最終確認をします。スタッフの点呼を済ませた後は、当日の流れについて不安な点がないかを共有し合いましょう。

当日のブース対応では、来場者が少ない時間帯と多い時間帯の波があります。来場者が少ない時間帯はブース内に留まらず、他ブースへのあいさつ回りやレギュレーションの範囲内でのチラシ配りなど、スタッフを配置換えをすることも想定しておくとよいでしょう。また、ブースが閑散としている時間帯は、スタッフが、「さくら」として来場者のふりをするのも効果的です。人が人を呼び、賑わっている繁盛ブースをつくることを念頭に置いて行動しましょう。

展示会終了後の準備｜費用対効果を高める方法3つ

展示会で出会った来場者との接点を、その後どのように活用するかは、展示会の成果に直結する最も重要なポイントです。

来場者の内、見込み度が高い方からは、名刺を交換したり、アンケート記入を促すなどし、連絡先をもらっておきましょう。

※名刺交換については、「展示会での名刺交換のコツ」もご覧ください。

つづいて、来場者へのアプローチや情報分析の仕方を紹介します。

①来場者へのお礼メール送信

展示会終了後は、来場者に対してお礼のメールを送信しましょう。

展示会での印象が薄れないうちに送信することが重要です。当日もしくは翌日に送ることがおすすめです。

この際、定型文であることを感じさせない文章を作成することがポイントです。

定型文と分かってしまうと読み飛ばされる可能性が高いため、せっかくのメール送信が意味をなさないことがあります。

来場者の業種や職種固有の内容やブースで受けた質問に回答する文章なら、来場客が「自分宛てである」と考えやすいでしょう。

※お礼メールについては、「展示会のお礼メールはこう書く！」もご覧ください。

②アンケート集計・分析

展示会では、無数の来場者の中から見込み客になり得る人物を見極め、アプローチすることが重要です。

来場者の意図や要望を掴むことができるアンケートを入念に作成しましょう。

記入後のアンケートは集計・分析をして、見込み客の分類・セグメントに活用してください。

従来は紙媒体でのアンケートが主流でしたが、最近では集計の手間が少ないオンラインアンケートも活用されています。

※アンケートについては、「展示会アンケートはこうつくる！」もご覧ください。

③反省点のまとめ

展示会の会期中は、毎日、夕礼を行い、スタッフ全員で当日の反省点や明日から改善できることについてまとめましょう。

以下の要素から意見を出すと、次回の改善点が見つけやすいといえます。

• 来場者への対応
• 隣接ブースの様子
• 設定目標と成果のギャップ

これらのほかにも、気になった要素があれば積極的に意見を上げることが重要です。

反省点・改善点を整理し共有しておくと、展示会の会期中に自社のブース対応がブラッシュアップされていく上、次回の展示会出展の際にも活用できます。次回の費用対効果を高めることにつながるので、記録として詳細情報を残すことをおすすめします。

【テンプレート付き】展示会の準備チェックリスト

ここまでの内容を踏まえ、展示会の際に社内で共有すべき準備項目の一覧表を、以下に作成しています。

展示会準備にお役立てください。

展示会の準備における注意点3つ

展示会準備の際に、よく起こりがちな失策をもとに、注意点をまとめます。

①予算を慎重に決める

展示会の予算は、準備の初期段階で決定しますが、予算分配は慎重に進めるようにしましょう。なぜなら、想定よりも大きい費用がかかるケースが多くあるためです。

展示会は、展示会場のその場で成約を得ることは困難です。

売上を過大に見込むのではなく見込み客の名刺情報獲得なども出展効果と考えて、費用対効果を算出しましょう。

②展示会出展の目的・目標を明確にする

展示会の目標を明確に設定し、展示会プロジェクトチーのすべての取り組みをそこに通じるようにしておくことが重要です。

目標設定の例としては、以下の要素があげられます。

• 受注件数
• 案件化数
• 展示会後のアポ件数
• 有効名刺獲得数

展示会プロジェクトチーム内で共有している目標にばらつきがあると、当日の動きも連携が取りにくくなります。

展示会終了後の効果を測定しやすくするためにも、目標の明確化は必須と言えるでしょう。

③チラシ・パネル・展示を工夫する

展示会の集客では、来場者の導線でのチラシの配布、パネルや商品の展示が大きな働きをします。

※チラシの代わりに展示会専用名刺を使う方法もあります。詳細は、「展示会名刺　３つのポイント」もご参照ください。

効果を高める工夫として、例えば以下の工夫が有効です。

• 遠くからでも目を引く大きな文字（目安としてA4サイズに1文字）のパネル
• メリットが伝わるキャッチコピー
• 商材の実演、体験アトラクションやセミナー

※体験アトラクションの詳細は、「ブースでの体験はこうつくる！」をご覧ください。

※セミナーについては、「ブース前ミニセミナーのコツ」をご覧ください。

数あるブースの中で、いかに来場者の興味を引くかを検討し、競合他社に差をつけましょう。

社内で、ブレーンストーミング的に、アイデア出しをするのもおすすめです。

展示会準備に関するよくある質問

展示会準備においてよくある質問ベスト3つとその回答について解説します。

展示会に出展するメリットは？

展示会に出展するメリットは以下の通りです。

• 特定のテーマに興味があり、購入意欲が高い見込み客と接点を持てる

• コロナでも、見込み客とリアルに直接会うことができる

•  

  商材や技術・サービスを五感を使って伝えられる

•  

  商材の改善・改良の声を収集する場になる

•  

  自社の顧客への提供価値を見直し、営業手法等に落とし込むきっかけになる

•  

  業界に存在感を示すことができる

•  

  テレビ、新聞等に取材されやすい

展示会の準備段階で備えておくべきポイントは？

備えておくべきポイントは以下の通りです。

• 想定よりも費用がかかる傾向にある
• 準備に必要な人員数と労力が大きい
• 出展の効果を測ることが難しい
• 出展後のフォローが上手く進まないケースがある
  →※対策は、「目からウロコの展示会フォロー」をご覧ください。
• メール送付、アンケート集計、ターゲティングなど、取り組むべき事項が多く、データ統合管理に時間を要する
•  

マニュアル作成は必要?

出展回数を追うごとに情報も蓄えられるます。最初から素晴らしいマニュアルをつくろうとせず、徐々に作成を進めていくとよいでしょう。

ブーでの接客対応の成功例、失敗例、響いた言い回しなどをまとめておくと、似たケースに遭遇したときの対応のヒントになります。

まとめ

展示会では、特定テーマに関心のある来場者が数千人、数万人は訪れます。

自社で1から集客することと比べると、見込み客と接点を持つという点で圧倒的に有効な手法です。

初回の準備には時間を要しますが、回数を重ねるとナレッジが蓄積され、マニュアルも体系化されていきます。

自社の商品・サービスを存分にアピールする場として、展示会をフル活用しましょう。

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