「通る」展示会の企画書とは？必ず押さえるべきポイントを解説
展示会出展を社内稟議に回し決裁を仰ぐ際には、企画書をつくることが重要です。しかし、どのような内容を記載すればよいのでしょうか？企画書づくりに慣れていないと戸惑うことも多いでしょう。そこで本記事では、稟議が通りやすい展示会の企画書とはどういうものなのか？、必ず押さえておきたいポイントは何なのか？を解説します。
目次
展示会の企画書で押さえておかなければならないポイント9選
展示会の企画書で押さえておかなければならないポイントは、以下の9つです。
- 目的｜何のためにやる？
- 目標｜どのようになったら成功？
- 会場と開催日時｜いつどこでやる？
- ターゲット｜出会いたい相手は？
- 担当者とサブ担当者｜誰がやる？
- 出展コンセプト｜どのように見せる？
- 展示内容｜なにをやる？
- スケジュール｜いつまでにやる?
- 予算と費用対効果｜いくらかかってどれだけリターンがある？
それぞれのポイントについて、以下で詳しく解説します。
目的｜何のためにやる？
展示会の企画書で最初に押さえるべきポイントは「展示会に出展する目的」を明確化することです。
なぜなら展示会の目標や展示する商材、出展コンセプトは、展示会に出展する目的によって大きく変わるからです。
目的が曖昧なままだと準備、展示会当日、展示会後のフォローのどのタイミングでも判断に迷うシーンが出てくることになります。
そうならないように、展示会に出展する目的を明確に決めておく必要があります。
具体的には、以下が展示会出展の目的として挙げられます。
- 売上アップ
- 新規顧客の獲得
- 商材の拡販
- 企業のブランディング
- 取引先、パートナー企業との関係強化
これらは、具体的に落とし込むことが重要です。
たとえば、「商材の拡販」を目的として設定したら、
どの機能をどのようにアピールするのか、まで踏み込んで記載しなければ企画書の説得力に欠けます。
目的から落とし込まれた出展コンセプトや効率的な集客方法、ターゲットを惹きつけるブースイメージまで企画書に記載しましょう。
※出展コンセプトのつくり方は、「出展コンセプトを練り上げる４つの質問とは？」もご覧ください。
目標｜どのようになったら成功？
展示会の出展目的が決まったら、具体的な目標を設定しましょう。
展示会出展目的の達成を可視化できるように、具体的な数値での目標の設定が重要です。
この数値目標は、展示会の出展目的によって変わります。
「商材の拡販」が目的であれば、受注数や案件化数、見積提出数等が目標になりますし、
ブランディングが目的なら、メディア取材数、メルマガ登録数やYouTubeチャンネル登録数などが目標になりえます。
具体的な数値目標の例は、以下の通りです。
- 名刺獲得数
- アンケート獲得数
- メルマガ登録数
- YouTubeチャンネル登録数
- 特典企画エントリー数
- 展示会後のアポ数
- 案件化数
- 受注数
展示会の出展目的に合致した数値目標を設定し、目的の達成度合いを具体的に測定できるように企画書に記載しましょう。
会場と開催日時｜いつどこでやる？
展示会の企画書には、出展する展示会の会場と開催日時を明記しましょう。
さらに、会場と開催日時だけでなく、主催者や過去の来場者数も記載するとよいでしょう。
出展する展示会が、自社が設定した目的に合致していることを、そう判断した理由とともに記載すると、
通りやすい企画書になります。
展示会選定のために主催者に確認を取っておきたい項目は、以下のようなものがあります。
- 来場者属性
- 自社のライバル企業の出展の有無
- 過去の来場者数
- 過去の出展者の実績
企画書提出の時点で、下調べしこれらを具体的に記載しておけば、熱意を伝えることもできます。
※出展展示会の選び方は、「成果が出る展示会の選び方」もご参照ください。
ターゲット｜出会いたい相手は？
次に、展示会のターゲットを決定しましょう。
展示会で出会いたい相手を具体的に企画書に記載します。
展示会なら、出会いたい相手の、所属企業、部署や役職はもちろん、どのような悩みを持った人なのか、まで具体的に設定します。
さらに対象者が、自社がどのような解決策を提示するか？、解決できると説得力を持って伝えるためにどのような事例や実績を使うかまで具体的にイメージできるようにしましょう。
担当者とサブ担当者｜誰がやる？
展示会出展の、主担当者とサブ担当者を決定し、企画書に明記しておくと、企画書が通った後の動きがスムーズになります。
さらに、各メンバーの具体的な業務分担や責任の範囲なども事前に決めておきましょう。
指令系統等を図表化すると、関係者が理解しやすいためおすすめです。
参加期間や、大まかなスケジュールもこの時点で考えておくと、関係者との連携がとりやすくなります。
企画書の段階で明確にしづらい場合は、役割だけ記載し、固有名詞は空白にしておいてもよいでしょう。
出展コンセプト｜どのように見せる？
出展コンセプトは、展示会の出展目的からブレークダウンして決定します。
コンセプトを決める際に考慮に入れておくポイントは、以下の通りです。
- 自社の強み、他社との差別化：自社の強みや他社との違いをシンプルにまとめて、見込み客に伝わりやすくする。
- 他社の展示内容：他社の長所を取り入れ、短所は反面教師にする。他社の過去のノベルティや商材の訴求ポイントも確認しておくと、コンセプト被りを防ぐこともできます。
- ブースのビジュアルイメージ：言葉でビジュアルイメージを伝えることは限界があるため、写真やイラストを持ち寄ってイメージを共有する。
- コンセプトの言語化：イメージがある程度共有できたら、短く伝わりやすいキャッチコピーをつくる。
※キャッチコピーのつくり方は、「ブースキャッチコピー３つの鉄則」をご覧ください。
展示会の出展コンセプトを明確にし、展示会プロジェクトチームで共有しておくと、成功確率が高まります。
※出展コンセプトのつくり方は、「出展コンセプトを練り上げる４つの質問とは？」もご覧ください。
展示内容｜なにをやる？
展示内容とは、展示会で具体的に何をやるのかを決めることです。
目的・目標・出展コンセプトをもとに、展示内容を考えましょう。
展示会後、来場者に期待する行動は、展示会の出展目的は、商材の拡販なのか、ブランディングなのか等により異なります。
展示内容を決める前に展示会の目的・目標、出展コンセプトを明確化しておきましょう。
展示ブースでの見せ方は、セミナー型、実演・デモ型、体験型、シアター型、パフォーマンス型とさまざまです。
予算とも相談しながら、コンセプトに合うイベントの形式を検討しましょう。
※ブースでの見せ方、接客方法については、「ブースで絶対に行うべき体験アトラクションとは？」もご覧ください。
スケジュール｜いつまでにやる?
展示会の企画書には、具体的なスケジュール設定が必須です。
展示会のスケジュールは、当日までの準備スケジュールと当日のスケジュール、展示会後のフォロースケジュールの３つを設定しましょう。
準備スケジュールには展示会出展の告知やプレスリリースのタイミングも記載しましょう。
企画書が通り、実行の段階になると、ブース設営会社選定、主催者への書類提出、当日の人繰りなどなどさまざまなタスクが山積みになります。
展示会当日までの大枠のスケジュールを事前に組んでおくと、煩雑な準備に掛かる工数を時間を短縮しましょう。
また、予定通り進まないリスクを勘案し、できるだけ余裕を持ったスケジュールを設定しましょう。
予算と費用対効果｜いくらかかってどれだけリターンがある？
費用対効果は、開催する展示会にいくら費用がかかってどれだけのリターンがあるのかを検討する項目です。
展示会を開催するメリットの根拠にもなる項目で、企画書の中でも非常に重要な要素です。
予算は、イベント内容やスケジュールの設定と並行して見積もりを進めましょう。
費用項目の割り出し・費用項目の優先順位決め・予算配分も、合わせて記載すると、具体性や予算配分の根拠になります。
また、目標達成時の費用対効果を記載して、開催に期待できる効果やメリットをアピールしましょう。
まとめ
展示会出展の際に通りやすい企画書は、以下のポイントを押さえて作成しましょう。
- 目的｜何のためにやる？
- 目標｜どのようになったら成功？
- 会場と開催日時｜いつどこでやる？
- ターゲット｜出会いたい相手は？
- 担当者とサブ担当者｜誰がやる？
- 出展コンセプト｜どのように見せる？
- 展示内容｜なにをやる？
- スケジュール｜いつまでにやる?
- 予算と費用対効果｜いくらかかってどれだけリターンがある？
目的や目標、ターゲット、出展コンセプトは展示会の展示内容と直接関わる項目です。
これらを最初に詳細を設定しておくと、軸がぶれない企画書を作成できます。
企画書の段階で、出展展示会の詳細をリサーチし、細かくスケージューリングができていると、企画に対する熱意や具体性をアピールできます。
詳細まで作りこんで、通りやすい企画書を作成しましょう。
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