展示会の出展に必要なもの21選を紹介！【初めて出展する人必見】

展示会に出展することで、売り上げ増加や認知拡大などを効率的に実現することができます。しかし、ただ出展するだけでは、十分な効果を得られません。大きな成果を得るためにも、出展出展コンセプトを練り上げ、入念な準備を行うようにしましょう。

※出展コンセプトの練り上げ方については、「費用対効果を最大化する出展コンセプト検討とは？」もご覧ください。

 

さて、展示会出展を初めて経験する方は、具体的に何を準備すればよいのかわからない人も多いでしょう。

 

そこで本記事では、展示会の出展に必要なものをまとめて紹介します。展示会の出展が初めての方は、ぜひ参考にしてください。

 

 

【事前準備】展示会出展前に必要なもの

まずは、展示会に出展する前段階で必要なものを紹介します。

 

1.出展申込書

出展申込書は、展示会に参加するために必ず必要です。この書類は、自社の展示内容や目的を明確に記載する必要があります。誤った内容を記載しないように、責任者や関係者と確認しながら作成するようにしましょう。

 

出展申込書には、一般的に以下の項目を記載する必要があります。

 

• 会社名、担当者名、連絡先
• 出展内容の概要
• 希望ブースサイズや位置
• 必要な設備や電源の詳細
• 会社カタログや出展者マニュアル

 

早めに申し込みを行えば、角小間など、希望の場所を確保できる可能性が高まります。早めに申し込みを行い、好立地な場所を確保しましょう。

 

2.ブース設計・施工関連の書類

ブースのパース図面などは、展示会ブースの仕上がりに大きく影響します。

 

来場者の興味を惹くブースにするには、プロのブース施工会社に依頼するのが一般的です。パース図面をもとにレイアウトの打ち合わせを進めていきましょう。

 

また、展示会は安全や防災の観点から、規則・基準が定められています。設営に入る前に、書類を一式揃えた上で確認するようにしましょう。

 

3.各種許可書

展示会では、さまざまな許可書が必要です。具体的には、以下のような書類が必要となります。

 

• 危険物取扱許可書
• 搬入出許可書
• 車両証
• 作業者証

 

これらは、展示会場に展示物や什器を運ぶために車両を停める場合や、関係者として出入りするために必要です。

 

許可取得には、時間がかかる場合があるため、早めに手続きを済ませておくことをおすすめします。

 

4.広報・宣伝素材

広報・宣伝素材は、集客効果を高める重要なツールです。展示会の開催3～4週間前に告知することで、効率的に集客できます。

 

なお、以下のような広報・宣伝素材を用意することをおすすめします。

 

• プレスリリース
• SNS用の投稿素材
• Webサイト用のバナーやランディングページ
• 案内状・招待状
• POP・ポスター・チラシ

 

これらのツールは、本番の展示ブースの外観と一貫性のある色、キャッチコピーにするとよいでしょう。集客から販促、企画まで幅広い用途で活用できるため、早めに作成しておきましょう。

 

 

【設営】展示会出展でブースに必要なもの

次に、展示会出展でブースを設営するために必要なものを紹介します。

 

5.ブースの基本設備

ブースの基本設備は、来場者に快適な空間を提供し、接客の質を高めるための土台です。主な基本設備には、以下のものがあります。

 

• パーティション（壁面）
• カーペットやフローリング
• パネル（展示用）
• パラペット

 

これらの設備は、展示会主催者から手配される場合もあります。しかし、成果の出るブースにするために、主催者任せにせず、自社で選定して用意するようにしましょう。

 

基本設備はブースの印象を左右します。素材や色などをブランドイメージと目的に合わせることが重要です。

 

6.什器関係

什器は、展示品を並べたり接客したりするために必要な設備です。用意する際は、展示物や集めたい来場者の好み、ブースのイメージに合わせて選びましょう。

 

什器には、以下のようなものがあります。

 

• 展示台や受付カウンター
• テーブルや椅子
• パンフレットスタンド
• 収納キャビネット
• 案内用看板

 

什器は、安定感があり、展示会ブースの印象や広さに合っていれば、来場者に好印象を与えることができます。準備段階で、スタッフが来場者側の視点に立って客観的にチェックしましょう。

 

7.照明器具・電気関係

照明器具や電気関係のアイテムは、展示ブースの雰囲気作りや演出に欠かせません。必要な器具には、以下のものがあります。

 

• スポットライト
• LED照明
• 電源タップ
• 配線コード
• Wi-Fi機器

 

照明は、展示物によって見せ方を変えるのがおすすめです。たとえば、繊細な色合いの展示品は、自然光に近い照明が適しています。

 

また、タブレットなどの端末を活用してプレゼンを行う場合は、Wi-Fi環境や予備の電源コードを整備しましょう。そうすることで、不測のトラブルにも対応できます。

 

展示会運営の安定感と質を高めるために、欠かさず準備しておきましょう。

 

8.展示品

展示物は、出展ブースのなかで最も目立たせるべき部分です。展示する際は、以下の点に注意して準備しましょう。

 

• 主力製品や新作などの訴求力の高いものを選ぶ
• デモや実演用の展示も用意する
• 予備や交換部品などを準備する

 

展示物は、魅力的に展示する工夫が大切です。たとえば、数多くの展示物を置くのではなく、数を絞ることで製品の魅力が引き立ちやすくなります。

 

また、展示物がトラブルで壊れてしまうリスクを想定して、予備やサンプルも準備しておくことをおすすめします。

 

9.展示補助ツール

展示補助ツールは、展示品の魅力を引き立て、来場者の理解を深めるために活用します。主な展示補助ツールには、以下のものがあります。

 

• タブレット
• 展示用モニター
• プロジェクター
• デジタルサイネージ

 

これらのツールは、言葉だけでは伝えきれない情報を、来場者に視覚的に理解させることができます。また、動画は来場者の興味を惹きやすく、集客効果を高めることが可能です。

 

 

【接客】展示会出展の来場者対応で必要なもの

展示会を成功させるには、前提として来場者の興味を惹くことが大切です。少しでも多くの来場者にブースへ訪れてもらうように、丁寧な接客を意識しましょう。ここでは、展示会の接客において、必要なものを紹介します。

 

10.配布物

配布物は、自社のPRや接客のきっかけを作る重要なツールです。配布物には、以下のものがあります。

 

• 会社案内パンフレット
• 製品カタログ
• 技術資料やホワイトペーパー
• 名刺

 

これらの配布物を用意する際は、自社の魅力や理念、強みなどを明確に記載しましょう。また、来場者の負担とならないように、収納できるエコバッグを用意すると好印象を与えられます。

※展示会専用名刺については、「展示会名刺に盛り込むべき３つのポイントとは？」もご参照ください。

 

11.受付用品

受付用品は、顧客情報を獲得・記録するために必要です。具体的には、以下のものを用意しましょう。

 

• 名刺入れ
• 受付名簿
• 貴名受け
• 筆記用具
• アンケート用紙

 

受付では、来場者の情報を正確に記録しながら、別のスタッフにつなぐ役割があります。スタッフ全員で来場者への対応や動線を確認し、スムーズに接客対応を行えるようにしましょう。

 

12.ノベルティ

ノベルティは、接客のきっかけを生み出すために有効なツールです。用意する際は、以下の3点を考慮して選びましょう。

 

• 実用性と使用頻度の高いもの
• 自社のブランドや製品のPRにつながるもの
• 来場者が受け取りやすいもの

 

たとえば、エコバッグや文房具、うちわなどは使用頻度が高く使いやすいため、来場者に受け取ってもらいやすいです。接客のきっかけとなるノベルティを探し、来場者へ有効なアプローチを行いましょう。

※ノベルティについては、「展示会ノベルティの選び方」もご参照ください。

 

【運営・スタッフ】展示会出展のメンバー管理に必要なもの

次に、展示会スタッフや運営に必要なものを解説します。運営をスムーズに進行できるかどうかで、展示会当日の接客やブース対応のパフォーマンスが変わるでしょう。

 

13.スタッフ用品

スタッフ用品を用意することは、ブース全体の統一感を出し、来場者から認識されやすくなります。

 

スタッフ用品には、具体的に以下のものがあります。

 

• スタッフユニフォーム
• 名札
• スタッフ専用の社員証

 

ユニフォームは、来場者に認識してもらいやすくするために、会社のブランドカラーや展示会のテーマに合わせたものにしましょう。名札は、遠くからでも読めるサイズで、名前と役職を明記することが大切です。

 

14.スタッフマニュアル

スタッフマニュアルは、メンバー全員の動きに一貫性をもたせ、それぞれの仕事のクオリティを高めます。

 

以下のポイントをおさえて、マニュアルを作成しましょう。

 

• 展示会の目的と目標
• 製品・サービスの説明ポイント
• 想定Q＆Aと対応方法
• トラブル時の対処法
• スタッフ配置図
• スタッフ系統図
• タイムスケジュール

 

これらのポイントをおさえておけば、イレギュラーな事案やトラブルなどが発生した際に、自信をもって対応できるようになります。

 

また、事前にシミュレーションしておけば、来場者への接客対応の質が上がります。来場者とよいコミュニーケションを築くことで、商談や次アポにつながりやすくなるでしょう。

 

15.オペレーションツール

効率的なブース運営には、オペレーションツールが欠かせません。メンバー間で連携がとれるように、以下のツールを準備しましょう。

 

• インカム
• 顧客管理システム（CRM）
• 来場者カウンター
• 商談記録用紙（アプリ）
• チャットツール
• アンケートフォーム

 

たとえば、インカムやチャットでメンバー同士が連絡をとれば、来場者を待たせることなく、スムーズに引き継げます。また、顧客の情報を効率よく管理できれば、展示会後のフォローアップにも活用可能です。

 

オペレーションを安定させることで、来場者の満足度は高まり、商談や次アポにつながりやすくなります。

 

 

【備品】展示会出展であると便利なツール

展示会を円滑に進行するには、細かな備品も用意しましょう。ここからは、あると便利な備品を紹介します。

 

16.文具・事務用品

文具・事務用品は、展示会の運営をスムーズに進行するために必要です。

 

具体的には、以下の備品を用意しておきましょう。

 

• ペン（複数色）とメモ帳
• ハサミ・カッター
• テープ（セロハン、ガムテープ）
• ホチキス
• クリップボード
• 付箋

 

これらの備品は、受付だけでなく展示ブース全体の運営で幅広く使えます。たとえば、展示ブースの軽微な修繕や、資料を緊急で作成する際などに役立ちます。

 

また、すぐに取り出せる収納ボックスを用意すると、管理に手間がかかりません。

 

17.清掃用具

清潔で整頓されたブースは、来場者に好印象を与えます。そのため、以下のような手軽に使える清掃用具を準備しておきましょう。

 

• ハンディクリーナー
• 雑巾やタオル
• 除菌スプレーや消毒液
• ゴミ袋
• ウェットティッシュ

 

頻繁に触れるテーブルや椅子、展示物などは、清潔感を保つために定期的に清掃することが大切です。清潔感のあるブースを維持し、来場者からの印象もよくしましょう。

 

18.救急・衛生用品

展示会には、多くの人が集まります。人混みのなかで立ち続けるケースもあるため、なかには体調不良になる人もいるでしょう。

 

そういった場合に対処できるように、以下のような救急・衛生用品を準備しておくことをおすすめします。

 

• 救急箱（絆創膏やガーゼ、消毒液など）
• ティッシュやタオル
• テーピング
• 冷却スプレー

 

展示内容によっては怪我のリスクもあるため、絆創膏などの簡単な処置ができるものがあると安心です。

 

 

【搬入】展示会出展の搬入作業で必要なもの

最後に、搬入作業で必要なものを紹介します。スムーズにブースを準備することで、当日の運営をスムーズに行えます。

 

19.搬入計画書

搬入計画書は、展示品や機材を効率的かつ安全にブースへ運び込むために必要です。用意する際は、必ず以下の内容を記載しましょう。

 

• タイムスケジュール
• 必要な人員と役割分担
• 搬入・搬出ルートの確認
• 大型展示物の取り扱い手順

 

搬入計画書を作成する際は、展示会場の規則や制限（搬入可能時間、使用可能な搬入口など）を必ず確認してください。

 

余裕のある計画を組み、スタッフと連携して安全に作業しましょう。

 

20.台車やキャリーカート

展示品や機材の運搬には、以下のような台車やキャリーカートが必要です。

 

• 台車（大型の展示品や重量物用）
• 折りたたみ式キャリーカート（小型の展示品や資材用）
• 階段昇降台車（会場に段差がある場合）

 

台車やキャリーカートは、運搬する展示品のサイズや重量、会場の床面の状態などを考慮して選びましょう。

 

展示会の会場で借りられる場合もありますが、不足している可能性もあります。そのため、自前で用意するようにしましょう。

 

21.養生・梱包材

展示品を安全に運搬し、傷や汚れを防ぐために養生・梱包材が必要です。

 

• 気泡緩衝材（プチプチ）
• 養生テープ
• 段ボール
• 毛布やタオル

 

ただし、高価な製品や精密機械などは、傷がつかないように専用のケースに入れましょう。また、搬入後は展示会後の搬出にも使えるように、梱包グッズを綺麗に保管しておくことをおすすめします。

 

 

まとめ

展示会で十分な成果を得るには、全体を見渡した準備に意識を向ける必要があります。入念な準備を怠れば、当日の運営に支障をきたす危険性があります。

 

本記事を参考に、展示会に必要なものを揃えて、万全な状態で当日に臨みましょう。

 

とはいえ、展示会の準備を万全にしたとしても、必ず成果につながるとは限りません。展示会で成果を得るには、ブース装飾やブース対応などを工夫する必要があります。

 

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