展示会のビジネスマナー｜より多くのリードを獲得する名刺交換テクニック
展示会には多くの方が情報収集目的で来場します。展示会は比較的、名刺交換しやすい場ですが、優良な見込み客と数多く名刺交換するためにはコツがあります。本記事では、自社ブースでの名刺交換、ブース外での名刺交換のコツや獲得した名刺を商談・売上につなげていく方法をわかりやすく解説します。
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目次
名刺獲得の重要性
名刺獲得はビジネスにおいて非常に重要な要素です。特に展示会やイベントでは、多くの潜在顧客やビジネスパートナーと出会うチャンスがあります。名刺を交換することで、相手との関係が生まれ、ビジネスチャンスが広がります。
まず、名刺は自己紹介の手段として機能します。短時間で自社の情報や自分自身を相手に伝えることができるため、名刺を持参することは非常に効果的です。また、受け取った名刺は相手の記憶にも残ります。名刺にはメールアドレスや電話番号などが記載されており、後での連絡をスムーズにする役割も果たします。
さらに、名刺交換を通じて、信頼関係を築く第一歩になります。顔を合わせて名刺を交換することで、お互いに信頼感を高めることができ、その後のビジネスにおいてもポジティブな影響を与えるのです。名刺獲得は単なる交換行為ではなく、ビジネスの発展に向けた重要なステップと言えるでしょう。
展示会で名刺交換をするコツ
展示会には多くの方が情報収集目的で来場します。展示会は比較的、名刺交換しやすい場ですが、優良な見込み客と数多く名刺交換するためにはコツがあります。
本記事では、名刺交換のコツを解説します。
※効果的な名刺デザインについては、「展示会名刺 ３つのポイント」もご参照ください。
自社ブースで行う名刺交換のコツ
展示会で、自社ブースを訪れた方は、製品やサービスに興味を持ってくれています。臆せず自信を持って積極的に声かけを行いましょう。
ブースに掲げている大きな文字=ブースキャッチコピーの文言をきっかけに、斜め後ろから話しかけとスムーズに名刺交換を行えます。
※こちらの記事、「ブースキャッチコピーのつくり方」、「ブースでの立ち方、声のかけ方」もご参考になさってください。
①一人一人へ積極的に声をかける
自社ブースへの来訪者は、自社製品に多少なりとも興味を持っていますから、自然に声をかけることができます。
とは言うものの、初対面の相手に話しかけられる相手の緊張や戸惑いに配慮し、穏やかで、明るい態度を意識して話しかけましょう。
会話から相手の興味関心について聞き出しながら、自社の製品、サービスの説明を行い、その過程で名刺交換を持ち掛けます。この際、強引さや失礼を感じさせないように注意しましょう。
②目を見て話す
相手の目を見て話すのは、会話における基本的なマナーであり、最も重要なことです。
目を見て話せば「あなたに話しかけています」という意思表示をし、相手を安心させ、緊張を緩和する効果が得られます。
そして、お互いの目を見て話すことで、表情や視線の動きから自社ブースへの興味を推測できるでしょう。
この時に、笑顔になることも重要です。展示会はイベント、ある意味、お祭りなので、特に笑顔がマッチします。
また、相手の表情を観察しながら話すことで、製品やサービスの説明も相手に聞き入れてもらいやすくなります。
相手に興味をもってもらえている、と判断したら名刺交換をするチャンスです。
③名刺をすぐに取り出せるように準備しておく
名刺交換は丁寧で手際よく行いましょう。
せっかくチャンスが訪れても、名刺を渡すことに手間取ると、相手に良い印象を持ってもらえません。
初対面の方との名刺交換では、こうした小さなマイナスイメージが後に響きます。
自社ブースの中であれば、配布するパンフレットなどと一緒に名刺も持っておく、あるいは片手ですぐ取り出せるポケットやカバンに名刺を用意しておきましょう。
グッズなどの配布を行う場合は、グッズと一緒に名刺を渡すという手段もあります。
自社ブースと別の場所で行う名刺交換のコツ
自社ブースの外での名刺交換は簡単ではありません。
自社に興味を持っていない可能性のある方を勧誘する形になること、歩いている方にまず立ち止まってもらうことが必要なことなど、自社ブースでの名刺交換よりもハードルは格段に高いといえます。
そのため、気持ちを込めて声をかけることが重要です。
④声をかけるのをためらわない
展示会場では、多くの方が目的をもって歩いています。そのため、声をかけることを躊躇してしまいがちですが、ためらっていてもよいことはありません。
思い切りよく声をかけましょう。相手を選んでいたり、遠慮がちな態度を見せると、不審に思われ、良い印象を持ってもらえません。
声をかけても無視される場合もありますが、その場合も一礼して「失礼しました」と一言告げて相手から離れましょう。
※展示会によっては、自社ブースを離れた場所での声掛けを禁止している場合があります。主催者に確認の上、実施してください。
⑤いきなり売り込まない
相手が立ち止まってくれたからといって、いきなり自社の紹介や商品・サービスの説明を始めてしまっては、街頭での強引なキャッチセールスのような印象を与えてしまいます。
相手に来場した目的を尋ねたり、どういった分野に興味を持っているか、などの話題から入りましょう。
自身のネックストラップを見せて名乗り、まず自分の情報を相手に伝えてから会話を進めると、自然に自社ブースへの誘導や名刺交換まで進みやすくなります。
⑥失敗しても仕方がないと考える
話しかけたとしても、名刺交換や自社ブースへの誘導に失敗してしまうケースもあります。来場の目的や興味をもつジャンルが異なる方も大勢おられます。失敗しても仕方がないと考え、気持ちを切り替えましょう。
不快な顔をされたり、芳しくない返事を返されることも多々ありますが、ある程度は当然だと割り切るべきです。
展示会では、どの企業も新しい情報や人脈を得る場であるという認識を持っています。礼節を持って対応すれば、失敗することはあっても、過度に不興を買うことはありません。前向きに次の方にお声かけしましょう。
展示会の名刺交換で好印象を与える方法
展示会の名刺交換でも、マナーや印象が大切である点は、普段の営業活動や取引先とのおつきあいと同様です。
せっかく名刺を交換できたとしても、その際に悪い印象を持たれてしまうと逆効果になります。注意してください。
①基本のマナーを徹底する
展示会においても、名刺交換の基本的なマナーは徹底しましょう。
名刺交換の際に徹底するべきマナーは以下の通りです。
- 自分から先に名刺を差し出す
- 名刺は両手で受け取る。
- 相手の名前や会社のロゴなどに指をおかない。
- 受け取った名刺は丁寧に扱う。
- 受け取った名刺は速やかに仕舞う。
展示会場という場では、来場者は数多くの方と出会いますから第一印象が重要なのです。
②相手の話の流れに合わせる
話術もまた大切な要素です。話している相手を不快にさせず、自社の商品・サービスの紹介なども露骨な押し付けを避ける必要があります。
一方的に話すのではなく、相手に自分のことを話ししてもらうような会話を心がけましょう。相づちの中に自社への誘導を織り交ぜたり、相手の話題に対応する形で自社製品の話に展開するなど、会話のイニシアティブを譲りながら、伝えたいことを話すテクニックが重要です。
③事前にチラシを配る
手持ち資料が何もない状況で話すことは難易度が高いといえます。
自社ブースのチラシを配布しながら、手応えを感じた方に話しかければ、成功率は高くなるでしょう。
配ったチラシに視線を落とし、ざっとでも読む様子が見えたなら、声をかけ相手の関心について聞き出すきっかけになります。
チラシを配る際はターゲット層に響く言葉を投げかけ、反応の見えた方に話しかけるようにするなど、さまざまな工夫をすることで、名刺交換の成功率が向上させられます。
とは言え、展示会場で来場者にチラシを受け取ってもらうことは、なかなかむずかしいです。名刺型のチラシ＝展示会専用名刺を用意することを検討するとよいでしょう。
※チラシ型展示会専用名刺については、「展示会名刺の勝ちパターン」もご覧ください。
④名刺にプロフィール写真を載せておく
より効果のある名刺交換をするテクニック
名刺交換の目的は、新規顧客の開拓や人脈の形成です。展示会での名刺交換を、ただ数を集めればいい、と考えるのは効率が悪いやり方です。
ここでは、展示会での名刺交換を営業活動に有効に役立てるためのテクニックを解説します。
①とにかく声をかける
まずは多くの方に声をかけることが大切です。
展示会には多くの来訪者がいますが、どの方が、自社に興味や関心を向けてくれているのかは、話しかけなければわかりません。
ためらわず、自社をPRするつもりで呼び込みや声かけを行いましょう。
その際は、必ずマナーを守り強引な印象を持たれないようにします。
初対面での印象が悪いと、例え関心がある分野であってもその後の展開は望めません。一人ひとり丁寧に接しましょう。
②ノベルティを活用する
ノベルティを活用することは、展示会やイベントでの名刺獲得に非常に効果的な方法の一つです。来場者に魅力的なノベルティを提供することで、自社のブースに足を運んでもらいやすくなります。特に、実用的で記憶に残るアイテムが好まれます。たとえば、メモ帳やボールペンなど、日常的に使用できるものは、受け取った相手にとっても嬉しいサプライズとなります。
また、ノベルティはブランドの露出を高める良い機会でもあります。訪問客はノベルティを使用することで、自社のロゴやメッセージを日常的に目にすることになります。これにより、商談につながる確率が高まるのです。
ただし、ただの宣伝品に終わらないように工夫が必要です。ノベルティに自社の理念や特徴を反映させることで、受け取った方が自ずと興味を持ってくれるようにします。ノベルティを通じて名刺を獲得し、先方との関係を構築する一助とすることが大切です。
※ノベルティについては、展示会ノベルティの選び方もご覧ください。
③名刺読み取り機を導入する
名刺読み取り機を導入することは、展示会での名刺獲得を効率的に行うための効果的な方法です。多くの名刺を手動で管理することは、時間と手間がかかるため、読み取り機を利用することでこれを解消できます。読み取り機は、自動で名刺の情報をデジタル化してくれるため、名刺のデータを一元管理することが可能です。
さらに、名刺読み取り機は、情報の正確性を高める役割も果たします。手書きの名刺や異なるフォーマットで作成された名刺を手動で入力する場合、誤記や見落としが発生することがありますが、読み取り機を使えばそのリスクを大幅に減少させることができます。データの誤りを軽減し、正確な情報の蓄積が実現できるのです。
加えて、名刺読み取り機には、訪問者のデータを管理するソフトウェアと連携する機能があるものも多く、使いやすさを向上させます。名刺をスキャンするだけで、後の営業活動やマーケティング施策に役立つデータが得られるため、業務をさらにスムーズに進めることができるでしょう。展示会での名刺獲得を成功させるために、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
名刺交換後のフォロー方法
名刺交換後のフォローは、ビジネス関係を築く上で非常に重要です。名刺を交換した後、まずは感謝の意を伝えることから始めましょう。メールやSNSを通じて、名刺を交換したことへの御礼を述べることで、相手に好印象を与えることができます。
次に、名刺交換後に付随する情報を共有することも効果的です。例えば、イベントでの話題や興味を持たれていた内容についてフォローアップし、関連資料や情報を送ることで、関係を深めることができます。これにより、相手はあなたのプロフェッショナリズムを感じ取り、信頼を寄せるでしょう。
さらに、定期的にコンタクトを取ることが大切です。定期的なフォローアップを通じて、相手のことを覚えており、関心を持っているという姿勢を見せることができます。これにより、名刺交換の機会がもたらした関係が、より実のあるものとなるのです。
①名刺をデータ化する
展示会で交換した名刺は、そのままにしておかず、必ずデータ化して保管しましょう。
データ化には、Eight、myBridgeなどの無料で使えるスマートフォンアプリを活用するとよいでしょう。
紙のままでは失くしてしまったり、探すのに手間取って素早い対応がとれないことがあります。
データ化することで必要な時に素早くチェックできる状態を作ります。
また、データ化する際は名刺の基本情報だけではなく、名刺交換時の印象や会話内容、興味の度合いなどを付随してメモしておくとよいでしょう。
展示会では多くの方と会話します。記憶が薄れないうちに会話の内容を名刺にメモしておきましょう。
②顧客を分類する
もらった名刺は、商談につながる見込みがあるか否かという観点からランク分けしておくと効果的です。
ランク分けは細かくしすぎると管理が煩雑になります。
- 今すぐ商談につながる可能性が高い顧客（今すぐ客）
- 中長期的に商談につながる可能性がある顧客（そのうち客）
- 見込なし客
- その他代理店など
などのように大まかに区分けするとよいでしょう。
名刺をデータ化する際にこのランク分けについてメモ書きし、簡単に検索できる形にしておくと、展示会後の対応を効率よく行えます。
今すぐ客は、展示会後可能な限り早く連絡し、チャンスを逃さないことが重要です。
そのうち客は、お役立ち情報を継続的に情報提供しつつ、営業のチャンスを待ちましょう。
③迅速なフォローアップメール
迅速なフォローアップメールは、名刺交換後の大切なステップです。名刺交換をした際に感じた印象や会話の内容を思い出しながら、できるだけ早くメールを送ることが重要です。理想的には、24時間以内に送信するのが望ましいです。相手の記憶に新しいうちにフォローすることで、信頼関係を築く第一歩となります。
メールの内容は、感謝の意を示すことから始めましょう。「名刺を交換させていただき、ありがとうございました」といった一言があれば、相手は気持ちを大切にされていると感じます。さらに、会話の中で話題に上がった点や興味のあった情報を少し触れることで、相手に自分のことを覚えてもらいやすくなります。
最後に、今後の交流につながるような一文を加えると良いでしょう。「今後、何かお手伝いできることがあれば、お気軽にご連絡ください」といったメッセージは、相手に安心感を与え、次につながる可能性を高めます。迅速なフォローアップメールをすることで、自社の価値を印象付けることができるのです。
※展示会後のお礼メールについては、展示会のお礼メールはこう書く！もご覧ください。
④フォローのタイミングを考慮する
フォローのタイミングは、名刺交換後のビジネス関係を深める上で非常に重要です。一般的に、名刺交換をしたその日のうちにお礼のメールを送ることが理想的です。このタイミングでの連絡は、相手の記憶に新しい状態のまま感謝の気持ちを伝えることができるため、良い印象を残すことができます。
ただし、一度メールを送った後も、フォローアップのタイミングは慎重に考慮する必要があります。例えば、名刺交換後1〜2週間以内に関連する情報や資料を送るのが効果的です。このタイミングなら、相手もあなたとの会話を覚えている可能性が高く、情報がより響きやすくなります。
さらに、相手の反応を見ながら次のフォローのタイミングを決めることも重要です。返信があった場合は、それに合わせて追加情報を提供するなど、積極的に関係を構築していく姿勢が求められます。そして、お互いの信頼関係を築くことが、最終的にはビジネスの成功へとつながるのです。
まとめ
本記事では、展示会での名刺交換についてまとめました。
面識のない方に話しかけるのは勇気が必要ですが、相手との対話をしなければ何も始まりません。
本記事を参考に、積極的に名刺交換をして、リード獲得してください。心から応援しています！
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展示会営業(R)コンサルタント。経済産業大臣登録中小企業診断士。詳細はウィキペディアご参照。
展示会をテーマとした書籍を5冊執筆している展示会の専門家。執筆書籍は、すべてamazon部門1位を獲得しており、「日経MJ」、「NHKラジオ総合第一」他、多くのメディアで取材を受けている。1300社を超える展示会出展支援経験に基づく実践的なアドバイスが好評を博している。ほぼ毎週、東京ビッグサイトに出没する自称 展示会オタク。