展示会出展費用の相場って?費用を抑える方法・勘定科目まで解説！
マーケティングにおける手段のひとつに、展示会への出展があります。
展示会への出展を検討する際、出展にかかる費用は気になる要素のひとつではないでしょうか。
この記事では、展示会出展費用の相場や費用を抑える方法などを解説します。
目次
展示会出展にかかる費用にはどんなものがある？
ここではリアル展示会をメインに、出展にかかる費用を解説します。
単に出展するだけなら出展料を負担するだけでよいのですが、それでは展示会で成果を出すことは困難です。
成果を出すには、「見込客に足を止めさせるブースづくり」をはじめとして、色々な工夫や取り組みが必要になります。それに伴い、さまざまな要素に費用が発生します。
出展費用
出展費用は、展示会への出展そのものにかかる費用です。
展示会で使用するスペースの広さには小間（コマ）という単位が設けられており、1小間あたりの料金が設定されます。
通常、1小間は、3メートル×3メートル（または、2.7メートル）で、費用は、45万円程度となることが多いです。
6メートル×3メートルなら、費用は、倍の90万円程度となります。
展示会主催者によっては、出展のための最小単位を6メートル×3メートルとするケースもあります。
詳細は、展示会主催者に確認ください。
ブース装飾費用
ブース装飾の費用に含まれるものは、床・壁・電気関係の施工費や、装飾の材料費、運搬費などです。
これらをすべて外注に発注すると費用は掛かりますが、自社で設営や装飾をする場合と比べて手間が大幅に減ります。
展示会の主催者がブース装飾の基礎セットを用意しているケースもあります。また、その基礎セットの利用料が出展料に含まれている場合もあります。
ブース装飾は、展示会の来場者を自社ブースに立ち止まらせるために非常に重要ですが、かっこいいブースをつくろうと思って過度にデザインしすぎる必要はありません。ブース装飾費用は、成果につながるかどうか、という観点で慎重に検討しましょう。
ブース装飾の費用は、多くの場合、出展費用と同程度の予算が設けられています。
人件費や協力会社への費用
人件費や協力会社への費用には、社内スタッフやMC・ナレーター、コンパニオンなどに支払う費用があります。
人件費に加え、会場が遠方であれば、宿泊費や交通費なども必要ですし、展示する商材が大型な場合、トラックなどでその商材を会場まで運び込む費用も発生します。
また、展示ブースの演出としてMC・ナレーターやコンパニオンを依頼する場合は、依頼先のイベント会社に費用を支払いうことになります。この場合、費用は、依頼するMC・ナレーターやコンパニオンの経験やランクに応じて上下します。
集客費用
集客では、来場者に自社のブースに来てもらうための集客と、会場に来場してもらいたいターゲットへの集客の2種類があります。
自社のブースに来てもらうための集客方法は、来場者、特にブースの前にいる見込み客に声をかけたり、ノベルティグッズやパンフレット、チラシなどを配ったりすることです。
ノベルティグッズやパンフレット、チラシの製作する際のロットは、想定している来場者との接点数を元に見積もりましょう。
ターゲット顧客に会場に来場してもらうための集客方法は、商談中客、失注客にメールを送ったり、自社ホームページやSNSで告知したりするとよいでしょう。
展示会の出展をプレスリリースすることも有効です。
展示会の費用相場は？
展示会の費用は、展示会の規模やジャンルによって相場が異なります。
出展を検討する際は、目的とターゲットを設定し、どのような種類の展示会に出展するかを検討します。
また、見込客の有効名刺獲得数と望ましい獲得単価から予算の上限を算出するのもよいでしょう。
例えば、見込客の有効名刺獲得目標数が300枚で、名刺獲得単価を10,000円以内にしたい場合、300枚×10,000円＝300万円が予算の上限となります。
主要展示会場で開催される展示会
東京ビッグサイトや幕張メッセ、インテックス大阪、ポートメッセなごやなどの主要な展示会場で開催される展示会は、1小間（3m×3m）でおよそ45万円が、出展料の相場です。
初めて展示会に出展する企業では1〜2小間を使用するケースが多く、出展料はおよそ45〜90万円です。
設備や装飾の費用が同額と想定した場合、出展料と合わせて90～180万円程度の費用がかかります。
また、人件費・協力会社への費用、チラシなどの販促物の費用は、多めに見て、20万円～と考えるとよいでしょう。
合計すると、展示会の総費用は、110万円～200万円と考えられます。
中規模展示会場で開催される展示会
東京都立産業貿易センター浜松町館やマイドーム大阪などの中規模展示会場で開催される展示会は、1小間（3m×3m）でおよそ20万円〜が相場です。
1〜2小間の出展費用で20〜40万円、前述のその他費用を含めると、多めに見て60〜100万円程の費用がかかります。
地方自治体が開催する展示会
地方自治体が開催する展示会は規模の小さいものも多く、出展費用は数万円～で出展が可能です。
展示会によっては、主催する地方自治体が統括する地域内の企業であれば、出展費用が一層安価になる展示会もあります。
地方自治体が開催する展示会では、設備・装飾費用と合わせても20万円以内で出展できるケースもあります。
人件費・協力会社への費用等も、規模の大きい展示会と比べると安価に済ませられるでしょう。
費用を抑えて出展する方法
展示会へ出展するにあたり、出展料の削減は困難ですが、そのほかの費用については抑えられます。
どれだけ費用をかけても、出展の効果が得られなければ出展する意味はありません。費用対効果を意識して出展計画を策定しましょう。
設備を簡素にする
プレゼン型の展示方法で、特に費用のかかる項目は設備です。
大きなモニターや音響のレンタル費用に加え、各機材の設置・撤去費用のみでも80万円程度かかる場合があります。
設備を簡素にするために、過分な音響設備を削減したり、たとえば、食堂に設置している大型テレビモニターを流用するなど、既にあるものを利用できないかも検討しましょう。
また、展示会の主催者やブース装飾業者が提供しているパッケージやレンタルブースの利用も、費用を抑える方法のひとつです。
装飾を工夫する
装飾を簡素化しても、効果のあるブースをつくることができます。
ブースデザインを業者に丸投げせず、自社でターゲットに届きやすい言葉やイメージを練り上げてから発注すると、費用を抑えられます。
また、繰り返し使える装飾品を用意することも、費用を抑える方法のひとつです。
初回は費用がかかってしまいますが、2回目以降の装飾にかかる費用を抑えられます。
無駄な廃棄を削減できますから、SDGsの観点からも望ましい方法です。
デザインを外注する場合は費用が高くなる可能性があります。必ず見積もりをとったうえで依頼しましょう。
シンプルなブースでも、ブースキャッチコピーや体験アトラクションを磨くことで、多数の見込み客にリーチすることができます。
※ブースキャッチコピーのつくり方は、「ブースキャッチコピー３つの鉄則」もご覧ください。
※体験アトラクションについては、「ブースで絶対に行うべき体験アトラクションとは？」もご覧ください。
能力の高いプロに依頼する
予算に余裕があれば、能力の高いプロMC、実演販売士やコンパニオンに依頼するという方法もあります。
大きな成果につなげるためには人数よりも能力を重視する方がよいでしょう。
能力が低い3人よりも、能力の高い1人のに依頼する方が費用を抑えられる上、成果にもつながりやすいケースがあります。
また、MC、実演販売士、コンパニオンに依頼して成果を出すためには、教育も重要です。
出展コンセプト、出会いたい相手、ブース接客でのゴールを事前に共有し、来場者へのトークを一緒につくり込みましょう。
また、展示会によっては、主催者が来場者に配布した名札ネームタグの色で、来場者の業種が分かるようになっているケースがあります。
やみくもに声をかけるのではなく、出会いたい相手の色の名札をつけた来場者に絞って声をかけるよう教育するとよいでしょう。
さらに、名刺を獲得するだけに留まらないよう、自社ブースの詳細を担当するスタッフのところに誘導するよう教育することも大切です。
補助金・助成金を活用する
地方自治体や中小企業を支援する法人・団体は、補助金や助成金を設けています。
助成金や補助金の対象には、支援元によって条件がありますが、条件を満たしていれば、展示会にかかる経費の1/3～1/2、場合によっては2/3程度の補助を受けられます。
情報収集し、条件を満たすものがあれば活用しましょう。
行政がメインで運営する展示会に出展する
商工会議所や産業振興公社など、行政の中小企業支援機関が借り上げた敷地に、店子として出展すると費用を抑えられます。
行政がメインで運営する展示会であれば、わずか数万円の出展料で出展することも可能です。
行政が運営する展示会の例には、たとえば以下のようなものがあります。
「東京ビジネスフロンティア」による共同出展方式」
「香川県産業支援財団が「スーパーマーケット・トレードショー」で香川県企業のために借り上げたスペースへの出展」
質を落とさずに費用を抑えるコツ
展示会にかかる費用を抑えるには、上記の方法が有効です。しかし、費用を抑えることばかりに注目してしまうと、肝心の質が低下し、成果を挙げられなくなる可能性があります。そのため展示会の費用を考える際には、質を落とさない方法をチェックするのもポイントです。
以下では、質を落とさずに展示会の費用を抑えるコツを解説します。
費用をかける場所と削減する場所を明確に分ける
展示会の費用を抑える際には、満遍なくすべての領域でコスト削減を行うのは避けましょう。全体にかける費用を均等に下げると、クオリティが低下して周囲のブースに見劣りする可能性があります。結果的に成果を出せなくなり、出展にかけた費用が無駄になるケースも懸念されるでしょう。
そのため展示会に出展する際には、「費用をかけるべき場所」と「費用を削減すべき場所」を明確に分けるのがコツです。費用をかけるべき場所には予算をかけて、高品質を維持するのがポイントです。そこにかかった費用を補填するために、費用を削減しても問題ない場所を選定し、コスト削減に取り組みましょう。
「費用をかけるべき場所」と「費用を削減すべき場所」を上手くコントロールすることで、質を落とすことなく費用を抑えやすくなります。
自社の目玉となる要素を決めておく
展示会の費用を抑える際には、自社の目玉となる要素を決めておき、そこに予算を重点的にかけるのもコツです。出展コンセプトに基づき、多くの人に見てほしい・訴求したい要素を明確にし、その場所の質を下げないように工夫することで、成果の上がるブースにすることができます。
逆に、出展コンセプトと関係がなく、見込み顧客が気にしない部分に費用をかけても、出展する側の自己満足で終わってしまうので、やめましょう。自社が何をアピールしたいのか、どんなことを顧客に知ってもらいたいのかを明確にして、費用をかける部分を決定するのもコツです。展示会の出展における目玉要素は、展示会プロジェクトチームでディスカッションしながら練り上げていきましょう。
たったひとりの考えだけでは、視野が狭くなる恐れがあります。そのため複数人でチームを組み、出展コンセプトや自社の特徴を踏まえたうえで目玉要素の決定を進めましょう。
※出展コンセプトについては、「費用対効果を最大化する出展コンセプトとは？」もご参照ください。
無駄に人員を増やしすぎないようにする
展示会の費用を抑える際には、無駄な人員を増やしすぎないように調整することもコツです。
自社の従業員だけで賄いきれない場合、当日や準備の段階で外注スタッフをスポット的に活用することが考えられます。しかし、本当に人員が足りないのであれば仕方ありませんが、無駄に人が多すぎると費用がかかるだけでなく、作業が円滑に進まない可能性があります。結果的に費用が増加し、質も低下するという最悪の事態に発展するでしょう。そのため人員を増やす際には、全体をよく見てから人数を調整する必要があります。
専門的な知識・技術を持つ人材を確保する場合、より多くの費用がかかります。自社の従業員でまかなえないか確認したうえで、どうしようもない場合のみ人員を増やす方向に舵を切りましょう。
集客にかかる費用はある程度確保する
展示会の費用を削減する場合でも、集客に関わる部分はある程度多めに予算を確保するのがポイントです。費用をかけて洗練されたブースを作り、十分な人員を確保できても、集客につながる部分の費用が足りないと、結果を出せない可能性があります。展示会の出展において集客は最も重要なポイントであるため、予算をケチらないのが基本です。
集客にかかる費用は、先に解説したように、展示会専用名刺、ノベルティグッズ・パンフレット・チラシなどが該当します。これらの質が低いと、顧客の興味を引くことができず、次のアクションにつながらないケースが増えると考えられます。そのため集客で使うアイテムには積極的に費用をかけ、それ以外の部分でコストを抑えるのがおすすめです。
※展示会専用名刺については「展示会専用名刺に盛り込むべき３つのポイント」もご覧ください。
客観的な視点でブースを確認する
展示会の費用を抑える際には、客観的な視点でブースを確認する時間を作るのもポイントです。費用の削減ばかりに気を取られていると、いつの間にかブースが簡素化し、目立たないかたちに落ち着いてしまうケースがあります。
費用を削り切ってからブースの貧弱さに気づいても遅いので、こまめに状況を確認してブースの質を保てるように備えましょう。費用を削る側に立つと、どうしてもブースなどを簡素に抑えたくなってしまいます。しかし、度がすぎると展示会で目立つことができず、成果を引き出せない原因になり得ます。
ブースは、費用をかけすぎる必要はありませんが、3秒で来場者の心を掴むブースキャッチコピーを大きく掲げることを忘れずに行いましょう。
常に顧客からの客観的な視点を意識して、自社のブースを確認しつつ調整するのもポイントです。必要に応じて社員や既存客からの意見を募り、どのように見えるのかを把握することも重要となります。
※ブースキャッチコピーについては、「ブースキャッチコピー３つの鉄則」もご覧ください。
展示会に準備作業は可能な限り内製化する
展示会にかける費用を抑えるには、準備作業を可能な限り内製化することもポイントです。自社でできる部分はなるべくそのまま対応するように心がければ、コストを抑えつつ展示会への出展を実現できます。以下では、展示会の準備作業を内製化するメリットやポイントを解説します。
内製化できれば外注費を抑えられる
展示会の準備を内製化できれば、外注にかける費用を抑えられます。単純に外注費が減ればその分の費用が浮くため、経済的な負担を軽減できます。外注に頼めば簡単に作業を進められますは、当然必要な費用は大きくなります。
また、外注先が必ずしも優良な企業とは限らないため、費用をかけたのに成果につながらないケースも懸念されます。自社にノウハウを蓄積することもできないので、マイナスの要素が多くなります。その点、内製化すれば費用を抑えられるだけでなく、自社に展示会出展におけるノウハウを蓄積できます。
次回以降の展示会ではより高品質の技術を自社で展開できる可能性が高まるため、将来的な費用を削減する結果にもつながります。そのため社内に余裕があるのなら、積極的に内製化をして、展示会のノウハウを蓄積するのもポイントです。
ブースのデザインや運営などは内製化しやすい
ブースのデザインや当日の運営などは、比較的内製化しやすいものになります。ブースデザインを丸投げするのではなく、ブースキャッチコピーや商材展示のレイアウトなどの大まかなイメージを社内で固めた上で、ブース装飾会社に依頼するだけでも、費用を抑えつつノウハウを蓄積することができます。社内の結束力が高まるきっかけにもなるので、通常の業務にもよい影響を与えられるでしょう。
一方で、素人だけでブースのすべてを制作すると、手作り感が強く出てしまい、他社と比較してチープな完成度になる危険性があるため注意しましょう。
また、展示会の当日に行う作業は、基本的には、来場者対応や接客に付随したものになります。予算が豊富になるならコンパニオンなどを雇うのも一つの手ですが、自社商材のことは自社の社員が最もしっかり語れるはずです。外注に任せるのではなく、極力、自社で人員を確保しましょう。
ノベルティの配布や商品・サービスの説明なども、むしろ自社をよく知っている社内の人間の方が上手くできる可能性が高いです。当日の運営に人を割けるのなら、内製化することを検討してみましょう。
社内の従業員の特技をフル活用する
展示会の出展を内製化する際には、社内の従業員の特技をフル活用するのもコツです。社内に特別な技能や専門性の高い知識を持つ人材がいる場合、その能力を展示会の準備に活かすことを検討しましょう。例えば、プレゼンが上手い人には、ブース前で行うミニセミナーの講師を務めてもらったり、専門的な技術知識の高い方には、マニアックな質問をする来場者の対応を任せる、といったことが検討できます。
従業員の新しい一面を発見することにもつながるため、今後の人材運用の方法にも好影響がある可能性があります。
独自のアイデアや演出がよい味を出すことも
展示会の準備を内製化すると、独自のアイデアや演出がよい味を出すことがあります。業界の常識や専門家の知見にとらわれない発想は、ときに人の興味を強く引くことがあるでしょう。内製化した部分が評価されて、集客やその後の商談につながる可能性もあります。
一方で、必ずしも内製化したものが高い評価を受けるとは限りません。明らかに質の低いものや、手抜き感が垣間見えるものは、企業のブランド価値を下げることもあります。独自のアイデアや演出を活用する際には、客観的な視点を取り入れて、ブランドイメージが下がることのないように注意しましょう。
展示会の出展で代行サービスは利用すべきか？
展示会の出展時には、代行サービスを利用することも考えられます。代行サービス会社はその道のプロであるため、依頼することでスムーズに出展の準備や効果の見込める集客方法を考案してくれます。以下では、展示会出展の代行サービスの基本と利用価値について解説します。
展示会出展の代行サービスとは？
展示会出展の代行サービスとは、その名の通り展示会出展に関する作業を代行してくれるサービスです。ブースの構築や資料の作成、集客方法の立案や当日の現場指揮など、さまざまな作業を代行してくれます。プロの知識とノウハウを活用できるため、展示会出展の代行サービスに頼めばスムーズに成果を出せるでしょう。
そのため展示会の準備に時間をかけられない場合や、人員が確保できない場合などには、展示会出展の代行サービスの利用も検討されます。
クオリティが上がるが費用も高まるのが基本
展示会出展の代行サービスを利用すれば、基本的に出展物のクオリティは高まります。他企業と差別化できれば、自社の魅力を広く伝えられるでしょう。一方で、展示会出展の代行サービスの利用は外注となるため、ある程度の費用がかかります。依頼する領域次第では、必要な費用が大きく膨らむケースも懸念されるでしょう。
そのため展示会出展の代行サービスを利用する際には、事前に見積もりを行って、費用をかけてもリターンの方が大きいことを確認するのがポイントです。かけた費用以上の成果を得られると判断できるのなら、展示会出展の代行サービスの利用も視野に入ります。
逆に、費用に見合わない成果しか得られないケースでは、内製化を優先した方がメリットが大きくなります。
展示会出展の代行サービスによって成果が変わる点も注意
展示会出展の代行サービスは、依頼する業者によってクオリティや期待できる成果が変わります。そのため展示会出展の代行サービスを利用したからといって、必ずしも高い成果を得られるとは限らない点には注意が必要です。
展示会出展の代行サービスを利用する際には、まず業者のこれまでの実績を確認し、具体的に何ができるのか、どんなメリットを得られるのかを把握しましょう。実績の少ない業者は成果が未知数となるため、代行を依頼するのはリスクが高くなります。実績のある業者を選定したら、実際に問い合わせをして見積もりを依頼します。
そのときの対応方法や担当者の能力を考慮して、展示会出展の代行サービスを使うか判断しましょう。対応が杜撰だったり、担当者が頼りない場合には、利用を見送るとよいでしょう。
展示会の経費、勘定科目とは
展示会にかかった経費の勘定科目は、「広告宣伝費」で仕訳します。
例えば、展示会の出展にかかった費用が250万円であった場合、以下のように仕訳します。
借方：広告宣伝費/2,500,000
貸方：普通預金/2,500,000
展示会への出展を考えている場合「オンライン展示会営業Ⓡセミナー」にご参加ください
展示会への出展時には、多くの準備が必要です。しかし、通常業務と並行しながらになると、なかなか準備が進まないこともあるでしょう。結果的に中途半端な出展となり、かけたコストに見合わない成果となる可能性もあります。「オンライン展示会営業Ⓡセミナー」では、そういった課題を克服するための情報を提供しています。
「売上を増大させる展示会営業の急所」がわかる、日本唯一のセミナーとして多くの方々にご利用いただいております。リアル展示会で成果を出すノウハウのほか、自社開催のオンライン展示会で売上を上げる方法についても解説しているので、今後さまざまなシーンで成果を実感いただけます。
まとめ
展示会出展費用の相場や費用を抑える方法などを解説しました。
展示会の出展において費用対効果を考えることは非常に重要です。
費用を最小限に抑えて成果を最大化するには、計画から出展、フォローまでの一連の流れをプロの専門コンサルタントに任せるという選択肢もあります。
自社に適した方法で、展示会出展の費用対効果を最大化できるように工夫しましょう。
展示会で成果を出すコツを知りたい方へ
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