展示会後のフォローメール｜効果を高める書き方・送るタイミング・見込み客育成まで徹底解説

展示会後のフォローメール｜効果を高める書き方・送るタイミング・見込み客育成まで徹底解説

展示会後に送るフォローメールは、自社ブースを訪れた来場者に自社を思い出してもらい、次のアポイントや商談につなげるための重要な営業活動です。

ところが、展示会後は多くの出展企業が同じようにお礼メールを送ります。その中で、全員に同じ定型文を送り、「何かございましたらお問い合わせください」で終わってしまうと、せっかく会場で生まれた接点を商談へつなげにくくなります。

株式会社展示会営業マーケティング代表の清永健一は、これまで1,300社超の企業を支援してきました。ほぼ毎週展示会会場を訪れ、出展企業からの展示会後フォローも数多く受け取っています。

この記事では、これまでこのページで解説してきた
フォローメールの目的、件名、挨拶文、ブース写真、相手別の本文、送信タイミング、セグメント、特典・情報提供、シンプルな文面、見込み客育成、見込み客の選別
を残したうえで、来場者1,089名への独自調査「展示会白書」のデータと、展示会営業®の考え方を加えて詳しく解説します。

展示会後にフォローメールを送る目的

展示会後にフォローメールを送る目的は、大きく3つあります。

• 自社のブースを思い出してもらうため
• 信頼関係を構築するため
• 次のアクションにつなげるため

自社のブースを思い出してもらうため

展示会の来場者は、1日に多くのブースを回ります。名刺交換した会社、資料を受け取った会社、商品を見た会社をすべて明確に覚えているとは限りません。

展示会後にメールを送ることで、「あのブースの会社か」「あの商品を見たところだ」と思い出してもらう必要があります。

特に有効なのは、ブースキャッチコピーや展示物、会場で話した内容をメールに入れることです。

単に「弊社ブースへお立ち寄りいただきありがとうございました」だけではなく、
「〇〇の自動化をご紹介していたブースです」
「会場では△△についてお話ししました」
と書けば、記憶が戻りやすくなります。

信頼関係を構築するため

展示会当日は、限られた時間で多くの来場者へ対応します。商談スペースで十分に話せないこともあります。

そこで展示会後に、会場で聞いた内容を踏まえて個別に情報を送り、信頼関係を深めます。

たとえば、
「現在は〇〇という方法で対応されていると伺いました」
「△△の点をご懸念されていましたので、関連事例をお送りします」
といった一文があるだけでも、相手は「ちゃんと話を聞いてくれていた」と感じます。

次のアクションにつなげるため

フォローメールの最も重要な目的は、次の行動をつくることです。

• 面談する
• オンライン商談をする
• 資料を確認してもらう
• サンプルを試してもらう
• 現場を見てもらう
• セミナーへ参加してもらう
• 次の展示会で再度会う

「ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください」と相手任せにするのではなく、こちらから具体的な次の行動を提案します。

つまり、展示会後にメールを送るだけでは不十分です。会場での会話に沿ったフォローになっているかが重要です。

展示会後に送るフォローメールの作成方法

フォローメールは、次の5つの手順で作ると整理しやすくなります。

1. 件名はできる限りシンプルにする
2. 挨拶文で展示会の内容を思い出してもらう
3. 必要に応じて展示ブースの写真を入れる
4. 本文の内容は相手の状況に合わせて変える
5. 最後に自社情報を載せる

1．件名はできる限りシンプルにする

件名は、一目で「どの展示会の、どの会社からのメールか」が分かるようにします。

たとえば、次のような件名です。

• 【〇〇展】弊社ブースへお立ち寄りいただきありがとうございました
• 【〇〇展／株式会社△△】ご依頼いただいた資料をお送りします
• 【〇〇展】会場でお話しした「検査工程の省人化」について
• 【〇〇展】〇〇の導入事例をお送りします

「展示会のお礼」「ありがとうございました」だけでは、他社のメールに埋もれやすくなります。
展示会名、会社名、会話テーマなどを使い分けてください。

2．挨拶文で展示会の内容について思い出してもらう

挨拶文には、最低限次の要素を入れます。

• 展示会名
• 自社ブースへ来てもらったことへのお礼
• 何を展示していた会社か
• 会場で話した内容

「〇〇展では弊社ブースへお立ち寄りいただきありがとうございました」だけで終わらせず、相手が会場を思い出せる情報を入れます。

3．挨拶文の下に展示ブースの写真を挿入する

ブース写真は、来場者に自社を思い出してもらうために有効です。

展示会では似たような社名やブースが多数並びます。写真を見ることで、「ああ、ここか」と視覚的に思い出してもらえます。

ただし、画像容量が大きすぎるとメールが重くなります。写真は1枚程度に絞り、メール表示に適したサイズへ調整します。

また、写真がなくても、ブースキャッチコピーや展示商品の名前を入れれば思い出してもらえる場合があります。写真は必須ではなく、目的に応じて使います。

4．本文の内容は相手の状況に合わせて変える

ここが最も重要です。

来場者全員に同じメールを送るのではなく、少なくとも次のように分けます。

• 具体的な課題・相談があった相手
• 資料提供や回答を約束した相手
• 興味はあるが検討時期が先の相手
• 情報収集が中心だった相手
• 現時点では対象外の相手

具体的な相談があった相手へ一斉メールを送るのはもったいありません。
担当営業が個別に連絡し、会場での会話の続きをします。

5．最後に自社情報を載せる

メールの最後には、会社名、部署名、担当者名、電話番号、メールアドレス、Webサイトなどを記載します。

誰から届いたのか分からないメールは、返信の心理的ハードルが上がります。
展示会当日に話した担当者と、フォローメールの差出人をできるだけ一致させるのが理想です。

展示会後に送るフォローメールの効果を高める4つのコツ

展示会後の3日以内に送る

従来このページでは「展示会後3日以内」を目安として紹介してきました。
これは、何週間も放置するよりはるかによい基準です。

ただし、現在は見込み度によってさらに早く分けることをおすすめしています。

最も重要なのは、展示会が終わってから文面を考え始めないことです。
会期前にメールの基本文面、送信担当者、送信時間、資料URL、面談候補日まで準備しておきます。

来場者をセグメント化して内容を変える

展示会で獲得した名刺を一括で「見込み客」と扱うのではなく、見込み度や関心テーマで分類します。

分類方法は企業によって異なりますが、たとえば次のように整理できます。

• A：課題が明確で、後日アポが取れた
• B：ターゲットに合致し、関心が高い
• C：情報収集段階
• 対象外：現時点では自社が貢献しにくい

Aランクの相手へ一斉メールを送り、Cランクの相手へ営業担当が何度も電話する、といった逆転が起きないようにします。

展示会で獲得したリードの考え方は、展示会のリード獲得でも詳しく解説しています。

特典や役に立つ情報を提供する

フォローメールは、自社商品の売り込みだけではなく、相手に役立つ情報を提供する機会です。

• チェックリスト
• 事例集
• 比較表
• 技術資料
• サンプル
• 無料診断
• デモ
• オンラインセミナー

ただし、何でも送ればよいわけではありません。
会場で相手が興味を示したテーマに沿って選びます。

展示会後は、「当社が伝えたい情報」ではなく、「相手が会場で知りたがっていた情報」を送ることが重要です。

シンプルな文面で訴求しすぎない

展示会後のメールに、自社の全商品、会社紹介、キャンペーン、セミナー、資料請求、SNS、YouTubeなど、あらゆる案内を詰め込む企業があります。

しかし、選択肢が多すぎると、相手は何をすればよいか分からなくなります。

基本は、1通のメールで一つの行動を促します。

• 商談してほしいなら、面談候補日を提示する
• 資料を見てほしいなら、その資料を一つ案内する
• セミナーへ来てほしいなら、そのセミナーだけを案内する

フォローメールの例文

具体的な相談を受けた相手

件名：【〇〇展】検査工程の省人化について／株式会社□□

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

本日は、〇〇展の弊社ブースへお立ち寄りいただき、ありがとうございました。

会場では、現在3名で検査工程を担当され、繁忙期には対応が追いつかないことがあると伺いました。

弊社の〇〇を活用した場合、現在の工程を大きく変えずに省力化できる可能性があります。

会場でご紹介した事例を以下からご覧いただけます。
（URL）

もしよろしければ、30分ほどオンラインで現在の工程を詳しく伺えればと思います。
〇月〇日（〇）10時
〇月〇日（〇）14時
〇月〇日（〇）16時

ご都合のよい日時がございましたら、このメールへご返信ください。

資料提供を約束した相手

件名：【〇〇展】ご依頼いただいた〇〇資料をお送りします

〇〇株式会社
〇〇様

昨日は〇〇展の弊社ブースへお立ち寄りいただき、ありがとうございました。

会場でお話しした〇〇について、ご依頼いただいた資料をお送りします。

資料：（URL）

特に〇ページの事例が、会場でお話しいただいた△△の課題に近い内容です。

ご覧いただき、ご不明点があればご連絡ください。必要であれば、事例の詳細もご説明いたします。

まだ検討時期が決まっていない相手

件名：【〇〇展】〇〇をご検討の際に役立つチェックリスト

〇〇株式会社
〇〇様

先日は〇〇展の弊社ブースへお立ち寄りいただき、ありがとうございました。

会場では、〇〇を見直したいものの、具体的な時期はまだ決まっていないと伺いました。

今後ご検討される際に役立つ「〇〇チェックリスト」をご用意しています。
（URL）

具体的に検討を始められる際には、お気軽にご連絡ください。

アポが取れない来場者を優良な見込み客にする方法

展示会当日にアポイントが取れなかったからといって、その相手が価値のないリードとは限りません。
導入時期が半年後、来年度、予算確定後という企業もあります。

見込み客が喜ぶ情報提供のためには「自社が何屋か？」を考える

継続的に情報提供するとき、商品情報ばかり送っていると飽きられます。

「自社は何を売っている会社か」ではなく、
「顧客のどんな課題について役立つ情報を提供できる会社なのか」
と考えてください。

たとえば、工場の省人化設備を扱っている会社なら、自社装置の新着情報だけではなく、省人化の事例、設備投資の考え方、工程改善、補助金など、顧客の課題に関する情報を提供できます。

継続的に見込み客に情報提供を行うコツ

継続フォローでは、メールマガジン、セミナー、事例、ホワイトペーパー、動画などを活用します。

• 月1〜2回の役立つ情報
• 新しい導入事例
• 業界動向
• よくある課題の解決方法
• 新製品情報
• イベント・セミナー

大切なのは、毎回「今すぐ買ってください」と迫らないことです。
必要なタイミングが来たときに、自社を思い出してもらえる状態をつくります。

フォローメールを送った後の対応

見込み客を顧客に育てる

メールを送った後は、返信の有無だけで判断せず、相手の見込み度に応じて次の接点を設計します。

• 個別商談
• 電話
• オンライン相談
• 訪問
• サンプル提供
• セミナー案内
• 継続的な情報提供

展示会は一度の接触で受注する場ではなく、その後の営業プロセスを始める場と考えた方がよいでしょう。

見込み客を選別する

フォローに使える時間と人員には限りがあります。
そのため、すべての名刺を同じ優先順位で追いかけるのではなく、自社が貢献できる相手へ営業リソースを集中します。

会場で聞いた課題、企業属性、導入時期、予算、決裁への関与度、反応などから優先順位を決めます。

対象外の相手まで営業担当が何度も追いかけると、営業効率が落ちるだけでなく、相手にも迷惑になります。

展示会後フォローでよくある失敗

全員へ同じメールを送る

最も多い失敗です。
大量の名刺を獲得すると、全員へ同じメールを一斉送信したくなります。

一斉配信そのものが悪いわけではありません。
ただし、少なくとも見込み度や関心テーマごとに分けてください。

ブースで話していない商品を売り込む

来場者がA商品について話したのに、展示会後にB商品、C商品、D商品まで案内すると、「自分との会話は何だったのか」と感じさせます。

会場で話していない商品まで一方的に広げると、来場者は「自分との会話が引き継がれていない」と感じやすくなります。フォローは、ブースで始まった会話の続きをする意識で行ってください。

資料を大量に添付する

カタログ、会社案内、事例集、価格表などを大量に添付すると、かえって読まれにくくなります。

相手に最も関係する資料を一つ選び、必要ならリンクで案内します。

送信が遅すぎる

展示会から1〜2週間後に初めてメールを送っても、相手の記憶は薄れています。

フォローの準備は会期前に行い、展示会当日から送れる状態にします。

CTAが多すぎる

「資料を見てください」「動画を見てください」「セミナーへ来てください」「問い合わせてください」「SNSもフォローしてください」と並べると、行動されにくくなります。

一番してほしい行動を一つ決めます。

展示会当日に「フォローしやすい状態」をつくっておく

展示会後のフォローは、展示会終了後に始まるものではありません。
当日のブース接客から始まっています。

名刺交換したら、最低限次の情報を残してください。

• 何を見て立ち止まったか
• どんな課題を話したか
• 何に興味を持ったか
• 現在どの方法を使っているか
• 導入時期はいつ頃か
• 次に何を送ると約束したか
• 後日アポを取ったか

展示会当日のゴールを「後日アポ」にする

展示会当日のゴールを「名刺をもらうこと」にすると、展示会後はゼロから関係をつくり直すことになります。

一方、当日に
「来週30分お時間をいただけますか」
「実際の現場を見ながらご相談しましょう」
「〇日に資料をお送りしますので、その後お電話します」
まで決めておけば、フォローメールは確認の役割になります。

展示会営業®では、当日ゴール＝後日アポという考え方を重視しています。

AI時代の展示会フォローは「会話の意味」を引き継ぐ

AIやWebで一般的な情報は簡単に得られます。
展示会後に商品仕様や会社紹介をそのまま送るだけなら、来場者にとって大きな価値はありません。

展示会だからこそ得られたのは、相手が何に困っていたか、何を比較していたか、何を気にしていたかという一次情報です。

その一次情報をフォローに反映し、
「御社の場合はこう考えられます」
「会場で伺った〇〇に近い事例です」
と意味づけすることが重要です。

まとめ｜フォローメールは展示会で始まった会話の続き

展示会後のフォローメールは、ただのお礼状ではありません。
自社ブースを思い出してもらい、会場での会話を引き継ぎ、次の行動へつなげる営業ツールです。

今回のポイントをまとめます。

• 件名は展示会名・会社名・会話テーマが分かるようにする
• ブースや展示内容を思い出してもらう
• ブース写真も必要に応じて活用する
• 全員へ同じ文面を送らない
• 商談候補は当日〜翌営業日に個別フォローする
• 相手の関心テーマに沿った情報を送る
• 1通のメールで促す行動を一つに絞る
• 当日から会話内容を記録しておく
• 当日のゴールを後日アポにする
• すぐ商談にならない相手には継続的に役立つ情報を届ける

展示会選びからブース、接客、フォロー、商談化までの全体像は、
展示会成功の強化書
で体系的に解説しています。

この記事で紹介した来場者調査の詳しいデータは、
展示会白書
をご覧ください。

展示会で成果を出すコツを知りたい方へ

「名刺は集まるが商談につながらない」
「展示会後に全員へ同じメールを送っている」
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という方は、
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をご活用ください。

清永(きよなが）健一［この記事を書いた人］

展示会営業(R)コンサルタント。経済産業大臣登録中小企業診断士。詳細はウィキペディアご参照。
展示会をテーマとした著書5冊を含む合計7冊を執筆し、すべてAmazon部門1位を獲得している。執筆書籍は、すべてamazon部門1位を獲得しており、「日経MJ」、「NHKラジオ総合第一」他、多くのメディアで取材を受けている。1300社を超える展示会出展支援経験に基づく実践的なアドバイスが好評を博している。ほぼ毎週、東京ビッグサイトに出没する自称 展示会オタク。